Жизнь становится все более динамичной, и это обстоятельство побуждает руководителей отдавать предпочтение сотрудникам, которые способны быстро реагировать на изменения и работать в режиме многозадачности. Но не обманываем ли мы сами себя, выдавая суету за производительность? И не расплачиваются ли агентства за это ошибками, снижением качества работы и неэффективно потраченным временем, а сотрудники преждевременным выгоранием?
Содержание
Так ли хороша многозадачность?
Идея, что можно эффективно работать в режиме многозадачности не более, чем миф. Хотя существует множество процессов, которые протекают одномоментно: мы отлично можем дышать, идти и разговаривать, а вот размышлять над двумя задачами одновременно — нет. Иллюзия многозадачности возникает, поскольку внимание быстро переключается между задачами, и может показаться, что мы выполняем их одновременно. Проблема в том, что такое переключение энергозатратно и не идет на пользу работе, о чем свидетельствуют многочисленные исследования.
Как влияет многозадачность на запоминаемость и концентрацию
В Стенфорде эксперимент. Взяли группу студентов, которые привыкли работать в режиме многозадачности, и группу тех, кто этого не делал. Затем им предложили пройти набор тестов.
Первый тест проверял, насколько люди способны концентрироваться и отсекать лишнюю информацию. Для этого студентам сначала показывали композицию из двух красных прямоугольников, а затем их же в окружении синих прямоугольников. Композиция мигала, и студентов просили сказать, находятся ли красные прямоугольники в том же положении, что и раньше. При этом их просили не обращать внимание на синие прямоугольники. У студентов, привыкших жить в режиме многозадачности, это получалось хуже, и их результаты оставляли желать лучшего.
Тогда исследователи решили проверить, вдруг многозадачники лучше запоминают и структурируют информацию? Им показали последовательность из букв алфавита и попросили ее запомнить. И снова их результаты оказались хуже.
Третий тест исследовал способность к переключению. Казалось бы, тут многозадачники должны были продемонстрировать себя во всей красе. Студентам показывали буквы и цифры и инструктировали на чем сосредоточиться. Они должны были определить гласными или согласными были буквы и четными или нечетными цифры. И снова многозадачники проигрывали тем, кто привык концентрироваться на одном деле и не распылять свое внимание.
Таким образом, режим многозадачности приводит к тому, что люди чаще допускают ошибки, не могут сконцентрироваться и работают хуже, чем те, кто привык концентрироваться на одной задаче.
Многозадачность способна отнимать до 40% времени
Американская психологическая ассоциация обобщила данные экспериментов, которые проводились в девяностых и нулевых годах. Все они подтвердили гипотезу, что людям плохо удается переключаться между сложными мыслительными процессами (мыть посуду и одновременно разговаривать удается неплохо). При этом переключение характеризуется двумя стадиями, каждая из которых требует времени:
- Смещение цели. На этой стадии человек прикладывает волевое усилие, когда переключается с задачи на задачу: «Сейчас я хочу делать это, а не это».
- Активация правил. На этой стадии правила, которыми человек руководствовался при выполнении первой задачи, отключаются, и включаются правила, которые нужны, чтобы выполнить вторую задачу.
Хотя временные затраты на переключение могут быть небольшими (иногда всего несколько десятых секунды на одно переключение), они способны серьезно увеличиваться, если сотрудник вынужден постоянно переключаться между задачами. По исследователей регулярное переключение между задачами может отнимать до 40% продуктивного времени.
Как влияет многозадачность на IQ и уровень стресса
В 2005 году Гленн Уилсон, психолог из Института психиатрии Лондонского университета, , как мужчины и женщины справляются с многозадачностью. Испытуемых тестировали на IQ и уровень стресса, а также измеряли проводимость кожи, частоту сердечных сокращений и кровяное давление. Тестирование проводилось дважды:
- в спокойных условиях;
- в условиях, где действовало много отвлекающих факторов: звонили телефоны, приходили письма на электронную почту.
Оказалось, что необходимость отвлекаться на почту и звонки приводит к падению IQ примерно на 10 пунктов (в среднем с 143,38 балла в спокойных условиях до 132,75). Причем, у мужчин IQ падал аж на 18,5 балла, в то время как у женщин всего на 2,75 балла.
Затем испытуемые должны были оценить свой уровень стресса по десятибалльной шкале. Многозадачность увеличивала уровень стресса с 2,75 до 5,5 баллов для мужчин и с 4,75 до 6,75 баллов для женщин. Проводимость кожи тоже выросла (она растет, когда выделяется больше пота), а вот частоту сердечных сокращений и кровяное давление не удалось связать с разницей в условиях труда.
Таким образом, режим многозадачности усиливает стресс (в долгосрочной перспективе это приводит к утомляемости), снижает когнитивные способности, что ухудшает качество работы.
Немного инфографики
Если подвести итог, то многозадачность порождает много проблем. Времени на работу уходит больше, качество ее снижается, вероятность ошибок растет. Получается, что сотрудники, которые способны концентрироваться на одной задаче и не отвлекаться, приносят больше пользы компании (и себе), чем многозадачники.
Как сохранить продуктивность и не отвлекаться
«Все эти исследования очень убедительны, — можете возразить вы, — но что толку, если клиенты и коллеги постоянно пишут в мессенджеры и требуют срочных ответов, а еще сваливаются внезапные задачи? Как тут заниматься чем-то одним?» Конечно, от всех форс-мажоров застраховаться нельзя, но можно провести профилактическую работу и избавиться от многих отвлекающих факторов.
Выделяйте время под конкретные задачи
Полезный лайфхак — составлять еженедельные планы и отводить время на задачи, которые можно спрогнозировать. Например, вы определяете, что в понедельник с 10:00 до 10:30 готовитесь к переговорам или собираете семантику для клиента, и в этот промежуток времени не занимаетесь ничем другим.
Если вам сложно концентрироваться на одной задаче и не отвлекаться, то можно провести подготовительную работу:
- предупредить коллег, что вы не сразу отвечаете на сообщения в рабочих чатах;
- поставить блокировщики для социальных сетей и прочих отвлекающих сайтов;
- поставить на беззвучный режим телефон и убрать его из зоны видимости.
Вы можете использовать технику Pomodoro, которая предписывает чередовать рабочие интервалы по 25 минут с пятиминутными перерывами на отдых. Также вы можете понаблюдать, какие ритуалы помогают вам не терять фокус. Возможно, это классическая музыка, отсутствие открытых вкладок в браузере, чистый стол или что-то еще.
Контейнируйте задачи
В рекламных агентствах сотрудники часто работают в связке: аккаунт + специалист. Часто аккаунт, переговорив с клиентом, тут же ставит задачу специалисту или идет ее с ним обсуждать, что приводит к тем самым переключениям и потери продуктивности.
Лучше сделать так:
- уточнить у клиента, насколько срочная задача и когда ее нужно сделать;
- если задача несрочная, придержать ее до конца дня;
- аналогичным образом собрать все задачи, которые будут прилетать в течение дня, а затем обсудить их со специалистом, чтобы он мог их запланировать и спокойно сделать.
Также вы можете собирать небольшие задачи (позвонить клиенту, написать письма коллегам, проверить планы) в отдельный пул и быстро их прорабатывать, чтобы они не висели и не отвлекали от больших задач.
Проводите обучение клиентов
На закрытой конференции Marilyn для агентств Максим Катков из Риалвеб поделился практикой проводить обучающие семинары для клиентов, которые помогают снизить поток входящих вопросов от клиента. Специалисты агентства, которые ведут клиента, организовывают для его специалистов семинар, где рассказывают:
- как работают рекламные площадки, на которых размещается клиент:
- про специфику инструментов, которые использует агентство для этого клиента;
- объясняют, почему выбраны именно такие стратегии, как проверяются гипотезы и т.д.
То есть, с одной стороны, это обучение маркетинговым и рекламным инструментам, а с другой, объяснение того, что делает агентство и почему оно это делает. Как следствие, специалисты со стороны клиента начинают лучше понимать специфику работы агентства и задавать аккаунтам меньше вопросов.
Сделайте свою работу прозрачной
Часто руководители и клиенты отвлекают специалистов только для того, чтобы убедиться, что у тех все под контролем: работа работается, KPI выполняются. Вы можете существенно упростить себе жизнь, если используете систему автоматизации рекламы, в которой можно настроить права доступа клиентов к статистике или выгружать отчеты по расписанию, как это реализовано в Marilyn.
Под каждого пользователя можно настроить персональный дашборд, который показывает актуальную информацию в любой момент времени
Так клиенты смогут увидеть, что с рекламными кампаниями все в порядке и перестанут отвлекать вас запросами.
Делайте больше, а ошибайтесь меньше
Системы автоматизации позволяют избавиться от множества рутинных задач и связанных с ними ошибок. Вы можете доверить Marilyn:
- управлять ставками в контексте и соцсетях;
- останавливать неэффективные площадки в КМС и РСЯ;
- формировать отчеты и отправлять их клиентам по расписанию;
- размечать кампаниями UTM-метками;
- равномерно распределять рекламный бюджет в течение периода.
Вы убиваете двух зайцев разом.
- Делегируете системе обширный пул задач и не тратите на них время (экономия достигает 82,5% как показал наш эксперимент).
- Не допускаете ошибок, которые очень легко сделать, если объем задач большой.
Вы можете бесплатно протестировать систему и оценить ее возможности.
Читайте свежие кейсы
Как на 15% увеличить число заявок на покупку квартир бизнес-класса и на 7% сократить их стоимость
Как автопроизводителю в 2 раза снизить CPA и оптимизировать расход рекламного бюджета
Как получить дешёвый трафик в США и за 363$ привести заказов на 127 118$
Как с помощью геолокации найти премиальных клиентов и снизить стоимость лида в 5 раз
