Специалисты рекламных агентства каждый день сталкиваются с дедлайнами при управлении проектами. Успеть в нужный срок запустить рекламную кампанию, провести исследование, создать сайт — необходимый, но сложный навык. Как его прокачать, чтобы не срывать сроки и не конфликтовать с клиентами и коллегами?
Содержание
Существует множество причин, из-за которых агентства не укладываются в дедлайны. Разберем восемь основных ошибок в управлении проектами, которые приводят к недооценке времени, а также обогатим вашу жизнь мемами про дедлайны.
Ошибка №1. Ошибка новичка
Наверное, у любого специалиста был клиент, который говорил: «Да там дел на пять минут, тут же вообще нечего делать!» Наверное, вы и сами оказывались в роли такого клиента, когда заказывали услугу, о которой имели очень поверхностное представление. Это логично — ведь то, о чем мы не знаем, для нас не существует. Поэтому мы понятия не имеем о миллионе нюансов и сложностей, которые могут подстерегать в таком «простом» деле, как анализ конкурентов в соцсетях, ремонт холодильника или увеличение продаж. Соответственно, сталкиваясь с новой для себя задачей, мы не можем адекватно оценить время, которое она займет.
Что делать, если нет опыта? Перестраховаться. Если вам кажется, что вы управитесь с новым делом за пару часов, заложите второе больше. Справитесь раньше, заполните эти часы другими задачами, ведь работа имеет обыкновение занимать все отведенное на нее время. Кроме того, может оказаться, что задача вам не по силам или требует для решения кратно больше времени. Поэтому, если от вас ждет результата клиент или руководитель, важно не давать твердых обещаний о сроках, а сказать, что вам надо сделать подход к задаче, и только после этого вы сможете определиться с дедлайном.
Ошибка №2. Пытаться оценить срок, когда не хватает данных
Бывают ситуации, когда, несмотря на существенный опыт, невозможно дать точную оценку времени из-за того, что задача очень объемная или же требования к ней не определены, или определены, но могут измениться. Иногда агентство тыкает пальцем в небо, называя срок от балды, а потом начинает переносить дедлайны и портит отношения с клиентом. Лучше выбрать другую стратегию и двигаться по чуть-чуть, с каждым шагом рассеивая «туман войны».
Рассеиваем туман
Например, вам нужно сделать сайт, но непонятно, какие разделы должны присутствовать и какой функционал нужно разработать. В этом случае лучше раздробить задачу на небольшие итерации с понятным результатом.
Для начала полезно провести исследование пользователей и понять, какая информация им нужна. Это позволит определиться со структурой сайта и точно посчитать, сколько времени уйдет на эту итерацию. После этого нужно будет сделать прототипы страниц, и поскольку уже есть представление о структуре сайта, то будет легко оценить, сколько времени займет и эта работа. А когда будут готовы прототипы, станет понятно, сколько времени потребуется на тексты, дизайн и разработку. Так постепенно можно внести ясность в любую сложную задачу.
Ошибка №3. Учесть только основную работу
Особенно часто этой ошибкой грешат новички. Они учитывают только основную работу, но не закладывают согласования и внесение правок. Например, копирайтер говорит, что напишет статью за три дня. И он пишет ее три дня, но попутно у него возникают вопросы, которые он адресует клиенту, и ждет еще день, пока тот ответит, и еще полдня вносит изменения. Затем отправляет статью на утверждение, получает ее через день с правками, на которые уходит еще полдня. В результате, согласованный вариант оказывается готов только через шесть дней, что ровно вдвое больше изначально заявленных сроков.
С опытом приходит понимание, сколько времени занимают дополнительные процессы, включая замену сотрудников на проекте и необходимость вводить их в курс дела, согласования и форс-мажоры. Однако у разных компаний один и тот же процесс согласования может занимать очень разное время — кому-то нужно полдня, а кому-то не хватит и двух месяцев. Поэтому эти моменты важно прояснить на переговорах и прописать в договоре, чтобы не влететь на штрафы из-за того, что клиент не торопиться согласовывать работу, а часики тикают (подробней о рисках при заключении договора читайте здесь).
Ошибка №4. Выбрать не ту последовательность
Еще одна ошибка, которая затягивает сроки, это неправильные приоритеты в делах. Например, редактору нужно написать три материала. Один он пишет на основе открытых данных и собственного опыта, для второго берет интервью, а третий делегирует копирайтеру. Сколько времени займет эта работа? Это зависит от последовательности, в которой редактор примется за задачи. Если он сначала напишет первый материал и лишь потом поставит ТЗ копирайтеру и начнет договариваться об интервью, дело затянется.
А вот если он первым делом договорится про интервью, затем сделает ТЗ для копирайтера, потом напишет материал по следам интервью, и пока тот будет проходить согласование, примется за статью, основанную на личном опыте, то ему потребуется вдвое меньше времени.
То есть сначала надо запустить все процессы, где задействованы другие люди, чтобы они начали работать, и только потом заниматься задачами, где вы ни от кого не зависите.
Ошибка №5. Верить в свою многозадачность
Для начала небольшая задачка, чтобы размять мозги.
Дано: Коле надо сделать 3 задачи, каждая задача занимает один час.
Вопрос: Успеет ли Петя сделать задачи, если будет работать 3 часа?
Ответ очевиден. Разумеется, не успеет, поскольку ему придется переключаться между задачами, вникать в каждую, все это требует времени, да и плодотворно работать 3 часа подряд практически нереально.
Однако настоящая проблема с продуктивностью начинается, когда непрерывно прилетают новые задачи, мигают сообщения в мессенджерах, звонят телефоны и несколько вопросов по разным направлениям требуют вашего внимания одновременно. При этом чистое время, которое вы тратите на каждую задачу, может быть небольшим, но из-за постоянных переключений вы расходуете бешеное количество энергии, не можете своевременно обрабатывать поток входящих задач, срываете сроки и перегораете.
Помогает от этой напасти выстраивание границ. Нужно предупредить людей, что вы не сразу отвечаете на сообщения и проверяете почту и мессенджеры только в специально отведенное для этого время (для решения суперважных вопросов можно звонить, но важно оговорить, что считать суперважным вопросом). Также если вы ведете несколько проектов, их можно или разнести по дням, чтобы сократить число переключений. Например, в понедельник вы занимаетесь проектом А, во вторник проектом Б и т.д. Другой вариант, планировать на каждый день 2-3 больших задачи и пространство между ними для решения мелких вопросов и переключений.
Ошибка №6. Верить в отсутствие времени
Наконец, часто задачи растягиваются во времени, когда вы перегружены работой, которой объективно много, и она не желает вмещаться в отведенное время. Чтобы себя разгрузить, надо сначала провести инвентаризацию задач и выявить от каких можно избавиться, какие можно делегировать, а какие оптимизировать.
Хотя может казаться, что вы уже оптимизировали и делегировали все, что можно, если подойти к делу системно, то резерв найдется. В этом помогает дневник самонаблюдения, где фиксируется все, что вы делали за день.
Если вы посмотрите на свой список дел и зададитесь вопросом: «Могу ли я избавиться от этих задач?», то почти наверняка ответите «Нет, не могу, они все важны, иначе бы я их не делал». Поэтому спрашивайте себя: «Как мне избавиться от этих задач?» Тогда мозг начинает искать варианты, и неожиданно оказывается, что часть задач можно делегировать. Например, можно поручить другому сотруднику подготовить предложение для клиента.
Что касается другой части задач, их можно оптимизировать. Например, руководители отделов в рекламных агентствах часто тратят много времени, чтобы проверить, как выполняются KPI по проектам. Они вынуждены заходить в рекламные кабинеты разных площадок, смотреть динамику и процент выполнения плана, что занимает много времени. Гораздо быстрее это делать с помощью системы автоматизации рекламы. Например, позволяет в одном окне посмотреть статистику по всем рекламным каналам с любой степенью детализации, сравнить плановые и фактические показатели и быстро понять, как обстоят дела на проектах.
Еще одна особенность Marilyn, что она интегрирована с 18 рекламными площадками, в том числе редкими: YouTube, MyTarget, DV360, Twitter, Яндекс Дисплей и другими
Ошибка №7. Не сомневаться в дедлайне
Еще один путь к катастрофе — не ставить дедлайны под сомнение. Многие ответственные сотрудники, услышав, что сдать работу нужно к 20 числу, принимают это на веру.
Однако бывают ситуации, когда задач оказывается слишком много или прилетают новые вводные, и успеть к заявленному сроку не получается. Сотрудники пьют энергетики, совершают трудовые подвиги, хотя вместо этого нужно обсудить с руководителем/клиентом, а насколько критичен дедлайн? Что случится, если мы не успеем вовремя? В 90% случаев — ничего.
Проблемы возникают не тогда, когда не успеваешь к назначенному сроку, а когда срыв сроков оказывается для клиента/руководителя сюрпризом. Именно поэтому важно держать заказчика в курсе дела и заранее информировать о возможном перенесении срока.
Ошибка №8. Пытаться сделать все и сразу
Есть и другой подход — прибить дедлайн гвоздями и не сдвигать ни при каких обстоятельствах. Аналогичным образом фиксируется бюджет проекта, а все маневры осуществляются за счет функционала. Этот принцип управления называется ФФФ, что означает fix time, fix budget, flex scope. Им руководствуется, например, бюро Горбунова.
Работает он так. Допустим, мы не успеваем запустить сложный сайт с кучей разделов и фич, поэтому запускаем только часть разделов, если не хватает времени и на это — вешаем страницу заглушку. Аналогичный подход к запуску рекламных каналов. Если не успеваем настроить полноценные кампании в Яндекс.Директе и Google Рекламе, запускаемся только в одном канале или используем лишь часть семантического ядра.
Ценность такого подхода в том, что бизнес получает результат как можно раньше, а агентство обратную связь, которая помогает скорректировать дальнейшие шаги и улучшить результат. Более подробно о принципе ФФФ можно .
Выработка полезных привычек
Мы поговорили о том, чего не стоит делать, чтобы не сорвать дедлайн, а какие привычки помогут его соблюсти?
- Перестраховываться при оценке времени, которое требуется на задачу. Если вы не решали точно такую же задачу или есть моменты, которые смущают, лучше заложить дополнительные часы или дни, чтобы потом не страдать.
- Дробить большие задачи на итерации и решать их, постепенно уточняя, сколько времени потребуется на следующий этап.
- Учитывать дополнительную работу: поиск информации, согласования, правки.
- Сначала взять в работу те задачи, в которых вы зависите от других людей.
- Стараться по максимуму избегать переключений между задачами в течение дня.\
- Брать в работу только то, что можете сделать только вы. Остальное делегировать и автоматизировать.
- Обсуждать дедлайн. Важно уточнять, почему важно успеть к конкретному сроку, иногда дедлайн можно без последствий сдвинуть.
- В первую очередь делать задачи, которые принесут бизнесу максимальную пользу.
- Вести дневник самонаблюдения (или использовать систему управления проектами), где фиксировать, сколько времени действительно занимают задачи. Это поможет создавать более реалистичные планы.
- Прояснить все детали, прежде чем взять задачу в работу. Так больше шансов сделать ее правильно, избежать переделок и закончить в срок.
- Показывать промежуточные результаты. Это поможет понять, в верном ли направлении вы двигаетесь и сэкономит время на переделки.
- Хорошо отдыхать и высыпаться. Отдых повышает продуктивность и скорость работы.
Эти 12 привычек помогут вам успевать делать работу вовремя и с удовольствием.
P.S.
Надо добавить, что часто проблемы с дедлайнами при управлении проектами возникают из-за банального страха. Многим специалистам страшно прояснять ситуацию и быть честным с клиентом, поэтому они не задают важных вопросов и называют сроки, закрывая глаза на трудности. Это происходит из-за страха выглядеть некомпетентным, поэтому, чтобы хорошо управлять и укладываться в дедлайны, важно для начала научиться хорошо управлять собой.
Читайте свежие кейсы
Как на 15% увеличить число заявок на покупку квартир бизнес-класса и на 7% сократить их стоимость
Как автопроизводителю в 2 раза снизить CPA и оптимизировать расход рекламного бюджета
Как получить дешёвый трафик в США и за 363$ привести заказов на 127 118$
Как с помощью геолокации найти премиальных клиентов и снизить стоимость лида в 5 раз
