Как все успевать и при этом не уставать? Особенно актуальным этот вопрос становится, когда кажется, что вы на последнем издыхании и работы невпроворот. Как ни странно, могут помочь очень простые и конкретные приемы, о которых речь пойдет ниже.
Содержание
Бой с пожирателями времени
Чтобы не размениваться на пустяки, стоит сначала присмотреться, какие задачи и процессы отнимают больше всего времени.
К слову, задачи и процессы — это не одно и то же. Например, в задачу «подготовить презентацию для клиента» входит много разных процессов: придумать структуру, написать текст и подобрать визуал. И можно фокусироваться на том, как научиться быстрее делать презентацию в целом, а можно поработать с процессами, например, научиться быстрее печатать или искать картинки.
На первом этапе нужно выявить проблему, понаблюдать за собой и отследить, на какие дела вы тратите много энергии и времени. Это сигнал, что рабочий процесс выстроен неоптимально и его можно упростить. Посмотрим на примерах, как облегчить себе жизнь и повысить производительность.
Слепая печать и быстрые клавиши
Может показаться, что навык слепой печати — штука полезная, но не критично важная. Однако digital-специалистам печатать приходится постоянно, а слепая печать повышает скорость больше, чем в 2 раза. Если средняя скорость печати на компьютере составляет 205 знаков в минуту, то при слепой печати она превышает 400. При этом не только растет производительность, но и снижается психологическая утомляемость.
Другой способ увеличить продуктивность — использовать по-максимуму горячие клавиши. Например, если вы работаете с Фотошопом и создаете креативы, то очень многие операции можно выполнить, используя комбинации клавиш. Вот неполный их . А если вы много работаете с текстом, то попробуйте использовать типографскую , с помощью которой можно быстро набирать специальные символы: длинное тире (—), кавычки елочки (« »), градусы фаренгейта(°) и символ рубля (₽), дроби, стрелки и многое другое.
Использование шаблонов
Каждый раз, когда вы сталкиваетесь с повторяющимися задачами, стоит подумать о шаблонах. Например, у вас проходят еженедельные планерки, когда вы созваниваетесь с командой и обсуждаете ситуацию по проектам. Можно каждый раз отправлять новое приглашение на встречу, а можно настроить отправку повторяющихся писем.
Настройка повторяющихся писем в Google-календаре
Другой пример. Допустим, вам часто приходится давать однотипные ответы клиентам или сотрудникам. И снова лучше создать универсальный ответ-заготовку, который нужно чуть-чуть подправить по ситуации и не тратить время на то, чтобы писать его заново.
Лучшие практики и чек-листы
Еще один полезный навык — коллекционировать лучшие практики, которые касаются повседневной работы. Скажем, можно собирать семантическое ядро, используя Яндекс.Wordstat, а можно Key Collector или еще какой-нибудь сервис. Можно тыкаться, вбивая поисковые запросы наобум, а можно подсмотреть структуру запросов, изучив карту сайта клиента или конкурентов. С опытом приходит понимание, какой путь наиболее эффективен.
Одно и то же можно сделать кучей разных способов; в голову должен быстро приходить самый эффективный.
Илья Бирман, арт-директор Бюро Горбунова
Когда сложилось понимание, что и в какой последовательности делать, полезно подумать, как этот путь оптимизировать: что можно упростить, а что ускорить. Получившийся результат есть смысл упаковать в чек-лист, который полезен и в качестве памятки, чтобы не упустить важные моменты, и в качестве обучающего материала для новичков. Время от времени этот чек-лист стоит проверять на актуальность.
Внедрение технологий
Чем лучше формализован бизнес-процесс, тем проще его автоматизировать. Поэтому следующий шаг после чек-листов, которые нужно выполнять вручную, использование алгоритмов для решения рутинных задач. Выгода очевидна — вы один раз тратите время, чтобы настроить систему, и она работает за вас. Какие задачи можно отдать в агентстве на откуп системе автоматизации рекламы?
Например, рекламные агентства чаще всего обращаются в Marilyn за решением следующих задач:
- Нужно собрать всю статистику в одном окне (рекламном кабинете). Даже если у вас 100 клиентов, у каждого клиента 50 брендов, 70 городов, 12 часовых поясов, рекламные кампании идут в соцсетях и контексте и каждому нужен свой отчет.
- Нужен четкий контроль за расходом бюджета, чтобы не было перекрутов и недокрутов.
- Нужно, чтобы бюджет перераспределялся в пользу кампаний, которые показывают лучшие результаты.
- Нужно, чтобы сотрудники не ошибались при создании UTM-разметки, назначении ставок, проверке битых ссылок, не пропускали момент, когда надо запустить или остановить РК.
- Нужно упростить работу с гиперлокальным таргетингом, поскольку у вас 5000 магазинов и вручную полигоны строить очень долго.
С помощью Marilyn все эти задачи можно решить автоматически. Вот свежий кейс, когда агентство применило комплексный подход к автоматизации и снизило число рутинных задач на 70%. В результате, у сотрудников появилось время на по-настоящему интересные задачи: разработку стратегий, создание креативов, общение с клиентами, тестирование гипотез.
Порядок в документах и быстрый поиск
Как много времени уходит у вас на то, чтобы найти нужный документ или информацию? Если много, то этот процесс тоже стоит оптимизировать. Одна часть оптимизации связана с порядком в документах. Насколько удобно у вас все устроено — всегда ли понятно, где искать нужный документ? Актуальная ли у него редакция? Быстро ли к нему можно предоставить доступ коллегам?
Другая часть касается сбора всевозможных полезных заначек и навыков поиска в соцсетях и поисковиках.
Я делаю так: собираю коллекцию всего, что понравилось. Каждый экспонат помечаю тегами, например: «журнал, разворот, лицо, обработка фото, верстка, блочок, цифра» (это один экспонат). Фотки из музеев попадают туда же. Потом, когда мне в проекте нужен календарь, я открываю свою коллекцию по тегу «календарь» и вижу сто крутых календарей. А если нужно палитру подобрать, открываю по тегу «палитра» и вижу все подряд, включая классические картины.
Илья Бирман, арт-директор Бюро Горбунова
А вот , которые расширяют возможности поиска через Google.
Меньше переключений
Еще один способ повысить личную продуктивность, это спланировать рабочее время так, чтобы как можно меньше переключаться между разными задачами. Почему? Потому что нам только кажется, что мы многозадачные создания, способные одновременно держать в фокусе несколько задач.
На самом деле, в каждый отдельный момент времени мы можем сфокусироваться только на одной задаче, а самое главное, переключение между задачами тоже занимает время. Поэтому если у вас есть выбор: взять три задачи и делать каждый день по задаче или каждый день делать по чуть-чуть каждую из трех задач, выбирайте первый вариант. Иначе, переключаясь на новую задачу, вы будете терять скорость. Вам придется вспоминать, что вы делали, вникать в контекст, и лишь потом вы сможете работать продуктивно. Это не только снизит вашу производительность, но к концу дня вы больше устанете.
Поиск часов продуктивности
Есть еще один лайфхак, который поможет делать больше, а уставать меньше. Для этого нужно присмотреться, в какое время суток вы максимально продуктивны. Чаще всего это утро и день, а вот к вечеру усталость дает о себе знать. Поэтому наиболее ответственные и сложные задачи лучше делать утром, когда у вас максимально много энергии, после обеда делать задачи попроще, а вечером, которые можно выполнять и в бессознательном состоянии.
Однако важно следовать за ощущениями и создавать распорядок, который подходит именно вам. Если тема вам интересна, посмотрите книгу Карри Мэйсона «». Вот что пишет о ней Никита Михеенков, CEO digital-агентства Nimax:
Любимый прием великих людей из прошлого — использовать пики продуктивности, чаще всего в ранние утренние часы и поздно вечером, иногда после обеда. Ради этого они тщательно структурировали свой день, и он не был похож на 9–14 часов работы современного трудоголика:
— вставали и завтракали в одно и то же время;
— интенсивно работали несколько часов подряд в интервале 6–11 утра;
— встраивали долгие прогулки в рабочий день;
— не забывали заглядывать в бары и кафе;
— использовали второй пик эффективности перед сном (это когда вы — делаете что-то ночью и почему-то не хотите спать).
Решение задач в фоновом режиме
Если у вас есть задачи творческого плана, когда надо придумать тему для статьи или идею для креатива, и вы выделяете для них отдельное время, то тут тоже есть потенциал для оптимизации. Творческие задачи хорошо решаются в фоновом режиме. Вы загружаете в голову информацию и во время чтения соцсетей, прогулок или тренировок возвращаетесь мысленно к этим задачам. Очень часто решение приходит именно в эти моменты безо всяких усилий. Остается только записать или надиктовать его на телефон, чтобы потом не забыть. В результате, вы экономите кучу времени и получаете удовольствие от процесса.
Вот как описывает процесс создания названий (имен) Константин Сахно:
Не обязательно дожидаться критической массы сведений и чахнуть над тематической литературой, чтобы хлынул поток имен. Достаточно самого общего представления, и уже можно идти гулять, ехать по делам — в этот момент начинают приходить слова.
Наверное, у кого-то есть волшебный бубен, в который бьешь, и имена приходят. У меня такого бубна, нет, но есть сквозной принцип — сохранять непринужденность и быть в движении. Важно не загонять себя в рамки, что вот мой стол это штурвал самолета, от которого нельзя оторваться. Совсем наоборот, чем свободнее себя чувствуешь, чем меньше сковываешь воображение, тем круче будет результат.
Константин Сахно, неймер
А какие приемы помогают вам увеличивать продуктивность и не уставать? Поделитесь в комментариях.
Читайте свежие кейсы
Как на 15% увеличить число заявок на покупку квартир бизнес-класса и на 7% сократить их стоимость
Как автопроизводителю в 2 раза снизить CPA и оптимизировать расход рекламного бюджета
Как получить дешёвый трафик в США и за 363$ привести заказов на 127 118$
Как с помощью геолокации найти премиальных клиентов и снизить стоимость лида в 5 раз
