Прокрастинация — незаметная болезнь, которая поражает сотрудников и снижает продуктивность агентства. Часто ее считают обычной ленью, но она гораздо опаснее, и может привести к депрессии и деградации личности. Что делать сотрудникам и руководителям, чтобы избавиться от прокрастинации и почему об этом важно знать именно сейчас?
Содержание
Почему сейчас?
Причины две.
- Весенняя ситуация с короновирусом вызвала много тревоги и мобилизовала людей и компании на преодоление кризиса. К лету многие исчерпали ресурсы, а работу никто не отменял. Прокрастинация — естественная реакция, когда надо работать, а сил нет.
- Благодаря режиму самоизоляции многие люди попробовали удаленный формат работы, когда нужно самостоятельно себя организовывать. Кому-то это удалось легко, а кто-то столкнулся с трудностями и обнаружил, что легко отвлекается на сериалы, соцсети и домашние дела.
Все это сделало проблему актуальной, и множество людей озаботилось вопросом, как избавиться от прокрастинации.
Что представляет собой прокрастинация и чем опасна?
Прокрастинация выражается в том, что человек откладывает важные дела и переключается на какую-то замещающую деятельность: смотрит сериалы, пьет чай, переписывается с друзьями или выполняет не особо приоритетные задачи. Если представить прокрастинацию как шкалу:
- то на одном ее конце разместятся люди, которые могут, немного потупив в соцсетях, легко вернуться к работе;
- в середине окажутся те, кому нужна более веская причина вроде жестких дедлайнов и грустных последствий, если дедлайн будет сорван;
- и в конце шкалы будут те, для кого прокрастинация является хронической проблемой, превратившейся в образ жизни.
Прокрастинация порождает очевидные проблемы в виде бесконечной горы отложенных дел и скрытые проблемы — прокрастинаторы страдают от вины и стыда за бесполезно потраченное время, но ничего не могут с собой поделать. Попытка мобилизоваться и сказать себе «Соберись тряпка» не работают (и чуть позже мы увидим почему).
Бизнес тоже теряет значительные ресурсы из-за прокрастинации: краткосрочные задачи саботируются; долгосрочные задачи выполняются дольше, чем нужно; а если ситуация не меняется, то сотрудники начинают деградировать.
Причины прокрастинации
Любое деструктивное поведение возникает не просто так. Более того, оно является для человека наилучшим из доступных ему вариантов. Итак, какие причины вызывают прокрастинацию? Их множество.
Страх неудачи
Какие дела хочется отложить? Которые или сложно сделать, или есть риск потерпеть неудачу. Если сотруднику предстоит сложный разговор с недовольным клиентом, у него веский мотив оттягивать этот разговор. Если дизайнер понимает, что как только он закончит макет, работу раскритикуют, ему есть смысл оттягивать этот момент. Если сотрудник не понимает, как подступиться к задаче, у него есть причина сдвинуть ее на потом. Прокрастинация — это способ оттянуть казнь, вот почему с ней трудно бороться лозунгами «Возьмись и сделай».
Перфекционизм
Перфекционизм — это тоже страх неудачи, но в благородной обертке. Перфекционист говорит: «Я хочу сделать эту задачу идеально» или «Я готов браться только за большие и сложные проекты» или «Меня вдохновляют только выдающиеся результаты». Звучит красиво, но на деле перфекционист так высоко задирает себе планку, что его сковывает страх: «А вдруг я не смогу?» Однако признаться в этом страшно, поскольку это сильно ударит по самооценке, и он начинает откладывать задачу: «Что-то у меня сегодня нет вдохновения».
Потеря смысла
Еще одна причина прокрастинации в том, что привычные задачи становятся ненавистны. Например, менеджер изо дня в день собирает семантическое ядро, выгружает отчеты из рекламных кабинетов, проверяет ссылки на работоспособность и формирует акты сверки с клиентами. Пока такие задачи в новинку, они могут быть интересны, но когда делаешь их по десятому разу, интерес сменяет скука, а скуку отвращение. А очень сложно взяться за задачу, если чувствуешь к ней отвращение.
Отсутствие отдыха
Банальная усталость тоже может стать причиной прокрастинации, поскольку сложно приступить к работе, если для этого нет ресурса. Замещающая деятельность в виде сериалов, перекусов, залипания в соцсетях выступает компромиссом, когда нельзя (или не можешь) позволить себе по-честному отдохнуть, но обманываешь себя, что занят какими-то делами.
Можно назвать еще множество причин прокрастинации, но общая схема одна:
- возникают неприятные мысли «я не справлюсь», «меня раскритикуют», «у меня нет сил» и плохо переносимые эмоции: страх, отвращение, тревога, стыд;
- от которых человек убегает в перекусы, болтовню с коллегами, шоппинг, просмотр сериалов и соцсетей или простые дела, которые легко сделать и сказать «я молодец»;
- от замещающей деятельности он испытывает кратковременное наслаждение;
- а затем приходит стыд, что «я тряпка, неудачник и ничего не могу».
Проблема в том, что со временем подобное поведение закрепляется все сильнее. Хроническая прокрастинация может привести к депрессии, поскольку у человека разрушается вера в свою способность делать хоть что-то, и все усилия кажутся заведомо тщетными.
Что можно делать, чтобы справиться с прокрастинацией
Большинство «рекомендаций из интернета» как перестать прокрастинировать сводятся к одной — «просто прекратите прокрастинировать и начните делать». Кстати, это работает, но только для легкой формы прокрастинации. А вот если форма тяжелая, то поможет следующее.
- Для начала нужно признать проблему. Часто люди с прокрастинацией недооценивают тяжесть проблемы и верят, что стоит им только захотеть, они волевым усилием победят прокрастинацию.
- Нужно исследовать причины, из-за которых прокрастинация возникает, и понять, что она вам дает. Для этих целей можно использовать следующие вопросы:
- что хорошего вы получаете от прокрастинации?
- что плохого вы получаете от прокрастинации?
- что плохого случится, если вы перестанете откладывать дела?
- что хорошее произойдет, если вы прекратите откладывать дела?
- Нужно фиксировать триггеры, которые запускаю прокрастинацию. Это могут быть какие-то мелочи. Например, коллега отпустил критическое замечание о вашей работе, вы подумали: «Опять у меня ничего не получается» и отправились листать соцсети.
- Если вы знаете, что запускает прокрастинацию, то сможете отслеживать эти вещи, и со временем ослабите их влияние.
- Нужно фиксировать все, что помогает бороться с прокрастинацией. Например, это может быть чай, музыка, дыхательная практика, что угодно. Эти способы можно выписать на карточки и держать их под рукой.
- Наконец, можно обратиться к психологу.
Если предельно упрощать — борьба с прокрастинацией сводится к тому, что вы стараетесь ее замечать в каждый момент времени. Прокрастинация имеет над вами власть, пока она происходит автоматически — хлоп, и вы уже читаете соцсети, хлоп, и полчаса пролетели незаметно. Но если вы начинаете отслеживать то, что происходит с вами, вы возвращаете контроль над своей жизнью.
Что может делать руководитель, чтобы сотрудники не прокрастинировали
Хотя борьба с прокрастинацией — дело рук самих прокрастинаторов, руководители агентств и отделов тоже могут внести свой вклад. Причем, как положительный, создавая условия, в которых прокрастинации сложно расцвести, так и негативный, когда прокрастинация оказывается эффективной карьерной стратегией.
Последнее происходит, когда в компании царит атмосфера, в которой выжить могут только прокрастинаторы. Например, инициатива наказуема, требования противоречивы, любой вопрос воспринимается в штыки. Тогда чем меньше отсвечиваешь, тем лучше живешь.
А что могут делать руководители для борьбы с прокрастинацией?
Поддерживать безопасную атмосферу
Создавать в компании атмосферу, когда сотрудник может обратиться за помощью, задать вопрос, попросить обратной связи, и ему не устроят торжественную порку. Чем меньше у сотрудников причин бояться показывать результаты своей работы, тем меньше у них поводов откладывать эту работу.
Учить сотрудников дробить задачи на кусочки
Прокрастинаторы обычно пасуют перед большими задачами, когда вложить усилий нужно много, а результат получишь неизвестно когда. Разумеется, руководителю не нужно нарезать для сотрудников большие задачи на маленькие кусочки, он все-таки не официант, а вот научить сотрудников самих делить задачу на части, явно стоит. Также можно вознаграждать людей за небольшие промежуточные результаты работы, чтобы сформировать связь «Я сделал задачу — я молодец».
Следить за балансом труда и отдыха
Трудоголизм до сих пор в почете во многих компаниях, хотя часто он приводит к выгоранию сотрудников, и от него больше вреда, чем пользы. Программа минимум — своевременно отправлять сотрудников в отпуск. Но гораздо лучше, когда сам руководитель становится примером для подражания и создает атмосферу, в которой принято продуктивно работать и продуктивно отдыхать.
Когда руководитель увлекается спортом, когда у него есть хобби, когда он может сказать: «Друзья, я сегодня хочу уйти пораньше, у меня у ребенка день рождения», но при этом успевает выполнять все задачи, сотрудники перенимают эту модель. Они становятся более эффективны, им хватает времени и на работу, и на личную жизнь. Это прекрасная профилактика профессионального выгорания.
Татьяна Костенкова, директор платформы автоматизации маркетинга Marilyn
Избавлять сотрудников от рутинных задач
Рутинные задачи — плодородная почва, на которой разрастается прокрастинация. С одной стороны, их обязательно нужно делать, с другой — они убивают весь энтузиазм и нерационально тратят время сотрудников.
Есть два способа победить рутину в рекламном агентстве. Первый — нанять стажеров или молодых специалистов, на которых сгрузить все простые и скучные задачи. Однако у него есть очевидный минус. Во-первых, молодых специалистов нужно учить и контролировать, а значит все равно тратить время опытных сотрудников. Во-вторых, если агентство перешло на удаленную работу, обучение новичков потребует много лишних телодвижений. Более выгодно использовать второй способ — автоматизировать рутинные процессы, тем более уже есть множество софта, который поможет это сделать.
Вот неполный перечень задач, которые можно делегировать платформе автоматизации маркетинга Marilyn:
- управление ставками. Marilyn позволяет задать правила управления ставками или использовать готовые шаблоны.
- чистка площадок в КМС и РСЯ. Можно задать правила, по которым система будет останавливать показы на неперспективных рекламных площадках.
- распределение бюджетов между разными рекламными каналами. Например, если Вконтакте отрабатывает лучше, чем Одноклассники, система отдаст ему больший бюджет.
- построение аудиторных сегментов. Например, можно автоматически строить полигоны в Яндексе и myTarget, просто залив список нужных адресов.
- UTM-разметка. Marilyn автоматически разметит кампании UTM-метками.
- проверка работоспособности ссылок. Система регулярно проверяет битые ссылки и присылает подробные отчеты.
- статистика и отчеты. В Marilyn можно дать доступ клиентам к актуальной статистике, настроить дашборды или сделать выгрузку отчетов по расписанию.
- закрывающие документы. Система сама соберет остатки по всем рекламным кампаниям и площадкам и подготовит закрывающие документы для бухгалтерии.
Посмотреть, на что способна система автоматизации рекламы, можно на примере автоматизации РК для фармацевтической компании. Автоматизация поможет избавить сотрудников от прокрастинации и увеличить эффективность агентства.
Читайте свежие кейсы
Как на 15% увеличить число заявок на покупку квартир бизнес-класса и на 7% сократить их стоимость
Как автопроизводителю в 2 раза снизить CPA и оптимизировать расход рекламного бюджета
Как получить дешёвый трафик в США и за 363$ привести заказов на 127 118$
Как с помощью геолокации найти премиальных клиентов и снизить стоимость лида в 5 раз
