Блог

24
июля
2020

Как автоматизация помогает делегировать задачи сотрудникам агентства и контролировать результат

Автор: Полина Качурина

Маркетинг

Содержание

Что делегировать: исполнение или руководство?

Как системы управления проектами помогают делегировать задачи

Проблемы делегирования

Сотрудник решает задачу неэффективно

Сотрудник что-то не сделал или забыл

Повторное делегирование

Система автоматизации рекламы как помощник управленца

Управление ставками и рекламными площадками

Управление бюджетами

Медиапланирование и отчетность

Подготовка закрывающих документов

Если у вас недостаточно свободного времени для выполнения важных задач, значит эта статья для вас. В ней мы расскажем, как правильно делегировать рабочие процессы подчиненным и не переживать за результат. А еще вы наверняка удивитесь, когда узнаете, что большую часть рутины можно передать системе автоматизации.

delegirovanie

Что делегировать: исполнение или руководство?

Наверняка вы часто приходили к мысли, что сделать самому проще, чем поручить другим сотрудникам или подрядчикам, а затем все за ними переделывать. Часто проблема кроется не в некомпетентности других людей, а в том, что мы делегируем неправильно.

Для начала определите для себя, что вы хотите делегировать — исполнение или руководство. В первом случае вы контролируете ход выполнения задачи, методы ее реализации, и ответственность остается на вас. При делегировании руководства вам важен только результат, а не то, как он был достигнут. А ответственность за него уже полностью лежит на исполнителе.

Выбор зависит от знаний и возможностей сотрудников. Если провести должное обучение, то через некоторое время ваши коллеги смогут уже самостоятельно заниматься всеми задачами и отчитываться только о результатах. На самом высоком уровне делегирования руководитель может не интересоваться даже результатом, лишь попросить сотрудника решить проблему.

Многих останавливает тот факт, что на объяснения будет затрачено время, которое можно было бы направить на самостоятельное исполнение. Лучше отказаться от этой мысли сразу, ведь разъяснив один раз, вы существенно экономите время для решения будущих задач.

Как системы управления проектами помогают делегировать задачи

Сложно представить работу большой компании без внедрения системы управления проектами. Их существует огромное множество, но основной функционал примерно одинаковый. Вы создаете задачу, указываете дедлайн, исполнителя и общие правила/рекомендации по ее выполнению.

Системы автоматизации помогают не только эффективно распределять рабочие процессы внутри компании, но и следить за их выполнением и соблюдением сроков. Максимальный спрос системы управления приобрели во время пандемии, когда многие офисы перешли на удаленный режим работы. Конечно, это повлекло за собой множество трудностей — если раньше можно было поставить задачу, а потом объяснить непонятные моменты при личной встрече, то теперь всем приходится писать максимально понятные ТЗ, чтобы у исполнителя не возникло массы вопросов или недопонимания.

Подробнее об эффективной работе на карантине мы рассказали в этой статье. Здесь мы разобрали такие проблемы, как невозможность личной встречи и обсуждения, недостаточную обратную связь. А также автоматизацию как ответ на большинство рутинных процессов.

Проблемы делегирования

Зачастую проблемы возникают из-за недопонимания и неправильного делегирования. Если обозначить задачу в общих словах, то это аукнется некорректными результатами. Давайте разберем основные проблемы и то, как их избежать.

Сотрудник решает задачу неэффективно

Вы смотрите на процесс исполнения и понимаете, что могли бы сделать лучше, быстрее и правильнее. Не стоит бросаться отбирать у подчиненных задачи, чтобы решить их самому. Когда-то и вы не знали, как с таким справиться, но теперь в ваших силах поделиться мудростью и опытом с другими сотрудниками. Если задачи типовые, можно составить инструкции, как их делать.

Дайте рекомендации при постановке задач, проведите обучение, чтобы в дальнейшем задания такого типа решались быстрее. Так никому не придется переделывать всю работу или пропускать дедлайны.

Сотрудник что-то не сделал или забыл

От таких проблем избавляет система управления проектами, где список задач всегда на виду и, конечно же, контроль с вашей стороны на первых этапах. Спрашивайте о промежуточных результатах — что уже сделано, что еще предстоит и получится ли в срок. Но не давите коллег расспросами, достаточно проконтролировать эти моменты несколько раз, пока они не смогут самостоятельно оценивать свои трудозатраты и грамотно распоряжаться рабочим временем.

bitrix_postanovka_zadach

Недостаточно просто поставить задачу, заведите в компании практику подтверждения того, что она принята в работу. Например, пусть сотрудник подтвердит дедлайн в комментарии.

Повторное делегирование

Представьте ситуацию, которая знакома многим компаниям. Вы потратили много сил, обучая сотрудника, но он уволился и унес с собой множество информации по своей части работы.

Чтобы у вас не возникало трудностей с передачей дел при любых форс-мажорах, будь то внезапный больничный, отпуск или увольнение коллеги, приучите сотрудников фиксировать все наработки в программе. Это относится к любым комментариям и пожеланиям клиентов, всем рабочим файлам и задачам. Например, в Битриксе можно сделать удобную структуру, где под каждого клиента создается отдельный проект, а внутри него уже заводят задачи. Так преемник легко найдет все необходимые данные, и вам не придется разбираться с такими проблемами самим.

Существуют и задачи, которые лучше не делегировать. К ним относятся срочные дела, которые можно просто не успеть, передавая другим, глобальное планирование и очень ответственные задачи, которые может сделать только руководитель.

Система автоматизации рекламы как помощник управленца

Если вы эффективно делегировали управление сотрудникам, то вы уже на пути к успеху и процветанию. Здесь появляется новая сложность — чем больше ответственности на сотруднике, тем меньше у него времени на качественное выполнение работы. Такое по силам, разве что, роботу. Вот о них мы сейчас и поговорим.

Сейчас уже не в новинку поручать большинство процессов системам автоматизации маркетинга. Они помогают рекламным агентствам  и рекламодателям стандартизировать процессы, экономить время, зарабатывать еще больше за те же часы и не зависеть от «незаменимых» сотрудников. В этом случае все знания о проекте будут находиться на ваших аккаунтах.

Вот, например, что может сделать платформа автоматизации маркетинга Marilyn вместо вас:

  • управление ставками на уровне до ключевых слов;
  • управление площадками в РСЯ и КМС;
  • сегментация и управление ставками Яндекс.Маркет;
  • проверка ссылок на доступность и перенаправления;
  • перекрестная минусовка Яндекс.Директ;
  • разбиение по аудиториям (ВКонтакте, myTarget);
  • UTM-разметка;
  • создание аудиторных сегментов;
  • и многое другое.

Освободившееся время можно потратить на более креативные задачи, например, продумывать стратегии для достижения целей клиентов. В такой ситуации любой менеджер будет вам благодарен, что ему больше не придется тратить часы на отчеты и другую рутину. А счастливый сотрудник — залог эффективной работы.

Кроме того, системы автоматизации позволяют задать определенный стандарт работы, которому будет легче следовать, не допуская хаоса в процессах. Разберем конкретные полезные инструменты на примере Marilyn.

Управление ставками и рекламными площадками

Инструмент «Управление ставками» позволяет оптимизировать кампании по KPI: CTR, CPC, CPA, ROI, количество конверсий, доход от рекламы, процент отказов и другим. Принцип работы состоит в том, что вы задаете каскады правил или выбираете из готовых шаблонов. Кроме того, вы можете переключить инструмент на управление площадками. В этом случае задаются правила, по которым отключаются показы на определенных сайтах в РСЯ и КМС.

upravlenie_stavkami

Делегирование в этом случае будет очень простым — достаточно обсудить с сотрудником правила, по которым будет работать «Управление ставками и рекламными площадками», а он уже делегирует эту задачу системе автоматизации.

Управление бюджетами

Вручную отслеживать показатели сложно, даже если все каналы собраны в одном окне. Представьте, что у вас 70 кампаний, где установлен одинаковый бюджет. Но когда флайт закончился, оказалось, что почти всю прибыль принесли только 10 из них. Естественно это означает, что для этих кампаний следовало выделить больше средств, а на остальные тратить меньше. Это предполагало бы постоянную проверку и корректировку со стороны менеджера, не менее нескольких раз в неделю.

У Marilyn есть полезный инструмент «Балансировщик дневных бюджетов», автоматически распределяющий средства между наиболее эффективными кампаниями.

upravlenie_budzhetami

Балансировщик не только сэкономит время менеджера, но и убережет вас от перекрутов и недокрутов. Вы сами устанавливаете ограничения для каждого рекламного канала и выбираете по каким метрикам будет работать инструмент.

Медиапланирование и отчетность

Страшный сон любого менеджера — составление отчетов, особенно, если он ведет несколько клиентов и на разных аккаунтах. Как Marilyn облегчает эту задачу? Во-первых, все ваши кампании с разных площадок будут в одном окне — достаточно единожды привязать рекламные аккаунты, кампании и аналитику. Во-вторых, отчеты будут создаваться автоматически — просто настройте нужный формат и выберите дни, в которые отчет будет приходить на почту.

otchet_po_reklamnim_kampaniyam

Кроме того, статистику по размещениям можно просматривать в реальном времени (обновляется каждые два часа) и давать доступ для клиентов, чтобы они лишний раз не просили об этом менеджера.
Все медиапланы также можно хранить в Marilyn, облегчая делегирование проектов — теперь никакая информация не потеряется. А самое главное, в одном окне можно отслеживать выполнение KPI по всем загруженным медиапланам. В системе они называются «заказы». Этот инструмент просто необходим для агентств, которые работают с клиентами с фиксированным бюджетом. А также, если необходимо постоянно сравнивать фактические и планируемые показатели.

mediaplanirovanie_marilyn

Пример страницы с заказами

Подготовка закрывающих документов

Еще одна боль рекламных агентств — финансовое закрытие, которое влечет за собой огромную цепочку задач как для менеджеров, так и для бухгалтерии. Особую сложность составляет то, что все клиенты хотят сделать это быстрее, а их может быть очень много.

К счастью, даже эту волокиту можно упростить и автоматизировать, чтобы процесс происходил без ошибок, в короткие сроки и без обзвона всех клиентов.

Как это происходит с Marilyn:

  • Собираются данные со всех площадок, уменьшая время на сверку
  • Расходы автоматически собираются и передаются в бухгалтерию
  • Закрытие происходит с учетом множества юрлиц и брендов в рамках одного клиента
  • Закрытие не только по факту, но по плану или по отчету комиссионера
  • Автоматически подсчитывает доход агентства, чтобы подсчитать маржинальность клиентов
  • Интеграция с 1С. Данные мгновенно передаются со всеми финансовыми обозначениями и суммами для закрытия.

Агентства, пользующиеся автоматизацией при закрытии, подсчитали, что теперь экономят около 2 недель, которые можно потратить на другие бизнес-задачи.

Делегирование вкупе с автоматизацией поможет вывести бизнес на новый уровень продуктивности. Передавая задачи сотрудникам, вы сможете больше времени уделить важным процессам, направленным на развитие. Подчиненные, в то же время, смогут поручить все рутинные процессы роботам, чтобы не только сэкономить свое время, но и заработать больше благодаря умным инструментам и не потерять деньги, избежав ошибок, вызванных человеческим фактором.

Читайте свежие кейсы

Как на 15% увеличить число заявок на покупку квартир бизнес-класса и на 7% сократить их стоимость

Как автопроизводителю в 2 раза снизить CPA и оптимизировать расход рекламного бюджета

Как получить дешёвый трафик в США и за 363$ привести заказов на 127 118$

Как с помощью геолокации найти премиальных клиентов и снизить стоимость лида в 5 раз

Хотите улучшить KPI рекламных кампаний?

Автоматизируйте управление рекламными кампаниями с помощью Marilyn и освободите время на сложные задачи. Бесплатный доступ ко всем возможностям платформы на 14 дней.

 

Комментарии (0)

Попробуйте Marilyn бесплатно!

Полный доступ к платформе на 14 дней

Подпишитесь на рассылку

Получайте свежие статьи и новые знания