Блог

24
июля
2020

Как автоматизация помогает делегировать задачи сотрудникам агентства и контролировать результат

Автор: Полина Качурина

Маркетинг

Содержание

Что делегировать: исполнение или руководство?

Как системы управления проектами помогают делегировать задачи

Проблемы делегирования

Сотрудник решает задачу неэффективно

Сотрудник что-то не сделал или забыл

Повторное делегирование

Система автоматизации рекламы как помощник управленца

Управление ставками и рекламными площадками

Управление бюджетами

Медиапланирование и отчетность

Подготовка закрывающих документов

Если у вас нет времени для выполнения задач, то эта статья про делегирование для вас. Расскажем, как правильно делегировать задачи, сэкономить время и не переживать за результат. Вы наверняка удивитесь, когда узнаете, что большую часть рутины можно передать системе автоматизации.

delegirovanie

Что делегировать: исполнение или руководство?

Кажется, что сделать самому проще, чем поручить другим сотрудникам или подрядчикам задачи, а затем все за ними переделывать. Часто проблема кроется не в некомпетентности других людей, а в том, что мы делегируем неправильно.

Определите для себя, что вы хотите делегировать — исполнение или руководство. В первом случае вы контролируете выполнение задачи, и ответственность остается на вас. При делегировании руководства вам важен только результат, а не то, как он был достигнут. А ответственность за него уже полностью лежит на исполнителе.

Выбор делегирования зависит от знаний и возможностей сотрудников. Если провести должное обучение, то через некоторое время ваши коллеги смогут самостоятельно заниматься всеми задачами и отчитываться только о результатах. На самом высоком уровне делегирования руководитель может не интересоваться даже результатом, лишь попросить сотрудника решить проблему.

Многих бояться делегировать потому, что на объяснения будет затрачено время, за которое можно сделать задачу. Лучше отказаться от этой мысли сразу, ведь разъяснив один раз, вы существенно экономите время в будущем.

Как системы управления проектами помогают делегировать задачи

Системы управления проектами помогают не только эффективно распределять рабочие процессы между сотрудниками, но и следить за их выполнением и соблюдением сроков. Вы создаете задачу, указываете дедлайн, исполнителя и общие правила/рекомендации по ее выполнению. Системы управления стали палочкой-выручалочкой, когда бизнес перешел на удаленный режим работы. Поначалу это повлекло за собой трудности — если раньше можно было объяснить непонятные моменты при личной встрече, то теперь делегирование невозможно без максимально понятных ТЗ, чтобы у исполнителя не возникло вопросов или недопонимания.

Подробнее об эффективной работе на карантине мы рассказали в этой статье

Проблемы делегирования

Зачастую проблемы возникают из-за недопонимания и неправильного делегирования. Давайте разберем основные проблемы и то, как их избежать.

Сотрудник решает задачу неэффективно

Вы и рады делегировать задачу, но понимаете, что можете бы сделать лучше, быстрее и правильнее. Не стоит бросаться отбирать у подчиненных задачи. Когда-то и вы не знали, как с таким справиться, но теперь в ваших силах поделиться мудростью и опытом с другими сотрудниками, чтобы потом сэкономить себя время. 

Дайте рекомендации при постановке задач в системе управления, проведите обучение, чтобы в дальнейшем задания такого типа решались быстрее. Если задачи типовые, составьте инструкции, как их делать. Так никому не придется переделывать всю работу или пропускать дедлайны.

Сотрудник что-то не сделал или забыл

От таких проблем избавляет система управления проектами, где список задач всегда на виду. Спрашивайте о промежуточных результатах — что уже сделано, что еще предстоит и получится ли в срок. Но не давите коллег расспросами, достаточно проконтролировать эти моменты несколько раз, пока они не смогут самостоятельно оценивать свои трудозатраты и грамотно распоряжаться рабочим временем.

Автоматизированные системы управления проектами

Заведите в компании практику подтверждения, что задача принята в работу. Например, пусть сотрудник подтвердит дедлайн в комментарии в системе управления.

Повторное делегирование

Представьте, вы потратили много сил, обучая сотрудника, но он уволился и унес с собой множество информации по своей части работы. Бесконечное делегирование не то, к чему вы стремитесь, верно?

Чтобы у вас не возникало трудностей с передачей дел при любых форс-мажорах, будь то внезапный больничный, отпуск или увольнение коллеги, приучите сотрудников фиксировать все наработки в программе. Это относится к любым комментариям и пожеланиям клиентов, всем рабочим файлам и задачам. Например, в Битриксе можно сделать удобную структуру, где под каждого клиента создается отдельный проект, а внутри него уже заводят задачи. Так преемник легко найдет все необходимые данные, и вам не придется разбираться с такими проблемами самим.

Существуют и задачи, которые лучше не делегировать. К ним относятся срочные дела, которые можно просто не успеть, передавая другим, глобальное планирование и очень ответственные задачи, которые может сделать только руководитель.

Система автоматизации рекламы как помощник управленца

Если вы правильно делегировали управление сотрудникам, то вы уже на пути к успеху и процветанию. Но чем больше ответственности на сотруднике, тем меньше у него времени на качественное выполнение работы. Поэтому ему тоже надо экономить время и делегировать трудоемкие задачи.

Сейчас уже не в новинку поручать большинство процессов системам автоматизации маркетинга. Они помогают рекламным агентствам и рекламодателям стандартизировать процессы, экономить время, зарабатывать еще больше за те же часы и не зависеть от «незаменимых» сотрудников. В этом случае все знания о проекте будут собраны в системе.

Например, платформа автоматизации рекламы Marilyn решает кучу проблем. Может управлять ставками и бюджетами в контексте, соцсетях и маркетплейсах, проверять ссылки, создавать UTM-разметку, формировать отчетность и многое другое. Она способна освободить до 80% времени, которое можно потратить на креативные задачи, например, продумывать стратегии для достижения целей клиентов. Менеджеры будут вам благодарны, что им не придется тратить часы на отчеты и другую рутину. А счастливый сотрудник — залог эффективной работы.

Кроме того, системы автоматизации позволяют задать определенный стандарт работы, которому будет легче следовать, не допуская хаоса в процессах. Разберем конкретные полезные инструменты на примере Marilyn.

Управление ставками и рекламными площадками

Инструмент «Управление ставками» позволяет оптимизировать кампании по KPI: CTR, CPC, CPA, ROI, количество конверсий, доход от рекламы, процент отказов и другим. Принцип работы состоит в том, что вы задаете каскады правил или выбираете из готовых шаблонов. Кроме того, вы можете переключить инструмент на управление площадками и задать правила, по которым отключаются показы на определенных сайтах в РСЯ и КМС.

Система управления проектами

Делегирование задач в этом случае будет очень простым — достаточно обсудить с сотрудником правила, а он уже делегирует эту задачу системе автоматизации.

Управление бюджетами

Вручную отслеживать показатели сложно, даже если все каналы собраны в одном окне. Представьте, что у вас 70 кампаний, где установлен одинаковый бюджет. Но когда флайт закончился, оказалось, что почти всю прибыль принесли только 10 из них. По уму на эти кампании следовало выделить больше средств, а на остальные тратить меньше. А значит менеджеру нужно нескольких раз в неделю проверять и корректировать бюджеты.

У Marilyn есть полезный инструмент «Балансировщик дневных бюджетов», автоматически распределяющий средства между наиболее эффективными кампаниями и каналами.

upravlenie_budzhetami

Балансировщик не только сэкономит время менеджера, но и убережет вас от перекрутов и недокрутов. Вы сами устанавливаете ограничения для каждого рекламного канала и выбираете по каким метрикам будет работать инструмент.

Медиапланирование и отчетность

Страшный сон любого менеджера — составление отчетов, особенно, если он ведет несколько клиентов и на разных аккаунтах. Как Marilyn облегчает эту задачу? Во-первых, все ваши кампании с 18 разных площадок будут отображаться в одном окне — достаточно единожды привязать рекламные аккаунты, кампании и аналитику. Во-вторых, отчеты будут создаваться автоматически — просто настройте нужный формат и выберите дни, в которые отчет будет приходить на почту клиенту.

otchet_po_reklamnim_kampaniyam

Все медиапланы также можно хранить в Marilyn, облегчая делегирование проектов — теперь никакая информация не потеряется. А самое главное, в одном окне можно отслеживать выполнение KPI по всем загруженным медиапланам.  Сравнивать фактические и планируемые показатели вручную не придется.

mediaplanirovanie_marilyn

Пример медиаплана в одном из проектов

Подготовка закрывающих документов

Еще одна боль рекламных агентств — финансовое закрытие, которое влечет за собой огромную цепочку задач как для менеджеров, так и для бухгалтерии. Особую сложность составляет то, что все клиенты хотят сделать это быстрее, а их может быть очень много. К счастью, даже эту волокиту можно упростить и автоматизировать, чтобы процесс происходил без ошибок, в короткие сроки и без обзвона всех клиентов.

Marilyn собирает данные со всех площадок, формирует документы по брендам и разным юрлицами и передает сформированные документы в 1С. Агентства, пользующиеся автоматизацией при закрытии, подсчитали, что теперь экономят около 2 недель, которые можно потратить на другие бизнес-задачи. Протестировать Marilyn можно бесплатно. 

Делегирование вкупе с автоматизацией поможет вывести бизнес на новый уровень продуктивности. Делегируя задачи сотрудникам, вы сможете больше времени уделить важным процессам, направленным на развитие. Подчиненные, в то же время, смогут поручить все рутинные процессы роботам, чтобы не только сэкономить свое время, но и заработать больше благодаря умным инструментам и не потерять деньги, избежав ошибок, вызванных человеческим фактором.

Читайте свежие кейсы

Как на 15% увеличить число заявок на покупку квартир бизнес-класса и на 7% сократить их стоимость

Как автопроизводителю в 2 раза снизить CPA и оптимизировать расход рекламного бюджета

Как получить дешёвый трафик в США и за 363$ привести заказов на 127 118$

Как с помощью геолокации найти премиальных клиентов и снизить стоимость лида в 5 раз

Устали от рутины?

Автоматизируйте управление рекламными кампаниями с помощью Marilyn и улучшите свои показатели. Бесплатный доступ ко всем возможностям платформы на 14 дней

 

Комментарии (0)

Попробуйте Marilyn бесплатно!

Полный доступ к платформе на 14 дней