Незаменимые сотрудники: как извлечь пользу и не поставить бизнес под удар?

Незаменимые сотрудники. Кто-то считает, что их не существует. А кто-то считает себя незаменимым сотрудником:) У кого-то бизнес от них пострадал. А у кого-то вырос, благодаря найму «звезды». Разберемся в этих противоречиях и найдем способ извлечь выгоду из незаменимости сотрудника.

Содержание

Феномен незаменимости

Два вида незаменимых

Управление рисками

Развивать HR-бренд

Передавать и фиксировать опыт

Стандартизировать и автоматизировать процессы

Удерживать нужных

Иметь план Б

Феномен незаменимости

Почему агентства часто сталкиваются с феноменом незаменимого сотрудника? Ответ прост. Качество агентского бизнеса очень сильно зависит от качества людей, которые в него вовлечены. При прочих равных команда талантливых и компетентных специалистов привлечет более серьезных клиентов, обеспечит более качественный менеджмент на проекте и решит задачи, которые команда середнячков запорет. Отсюда охота за талантами. А талант на то и талант, что привносит в компанию компетенции, связи, образ мышления, которые на дороге не валяются. Отсюда и сложность с заменой.

Однако сложность с заменой еще не означает, что замену нельзя найти. Чтобы человек стал по-настоящему незаменим, нужно соблюсти два условия.
В процессах должен быть бардак. Если деятельность сотрудника непрозрачна, если его работа выглядит как магия, где на выходе получается нужный результат, его объективно сложно уволить.
Руководитель должен бояться уволить сотрудника. Причины могут быть любыми: хорошие личные отношения, сотрудник может слишком много знать (скажем, главбух), потери бизнеса могут казаться слишком большими из-за ухода сотрудника. Но в любом случае, проблема тут, прежде всего, в голове руководителя. Это становится очевидно, когда незаменимый сотрудник все-таки уходит, а жизнь продолжается. Бывает даже, что команда не замечает потери бойца.

Два вида незаменимых

Есть сотрудники, чья незаменимость — следствие их таланта, компетенций, способности добиваться результата. Эти люди трудоголики в хорошем смысле этого слова. Они любят учиться, они охотно берут на себя ответственность, они развивают бизнес. Они ценный актив и их глупо терять.

А есть сотрудники, которые думают в первую очередь о себе и используют компанию, как плацдарм для достижения своих целей. Они культивируют вокруг себя ореол незаменимости, они стремятся выстроить процессы максимально непрозрачно и приобрести максимум влияния. Как правило, именно с их деятельностью связаны драматические истории вроде этой:

Новый начальник отдела продаж произвел сильное впечатление и на руководство, и на сотрудников. Обаятельный, с огромным опытом, кучей полезных связей и дельными предложениями уже на собеседовании — он казался находкой. Директор согласился на все его условия, и какое-то время все шло отлично. Новый начальник встряхнул отдел так, что тот в первый же месяц перевыполнил план, плюс к этому привел нескольких серьезных клиентов.

Директор был на седьмом небе от счастья, но длилось оно не слишком долго. Сначала «звезда» захотела повышения зарплаты (это требование удовлетворили), затем отпуск через четыре месяца работы (и это требование удовлетворили), затем свободный график (это требование тоже удовлетворили), а затем долю от перспективного направления в бизнесе. Тут коса нашла на камень, и обиженная «звезда» ушла из компании, чуть позже переманив двух важных клиентов.

Анастасия, hr-менеджер в компании, пожелавшей остаться неизвестной

Означает ли, что «звезды» зло и с ними лучше не иметь дела? Нет, это означает, что надо грамотно управлять рисками.

Управление рисками

Чтобы снять сливки, используя опыт и компетенции талантливых сотрудников, нужно добиться того, чтобы бизнес меньше страдал от их внезапного ухода. Для этого важно научиться управлять рисками, связанными с человеческим фактором. Я не буду описывать здесь такие меры, как создание кадрового резерва или программ переподготовки сотрудников, которые могут позволить себе крупные компании, а перечислю способы, которые доступны даже небольшим агентствам.

Развивать HR-бренд

Когда у компании 2-3 клиента, страшно потерять любого. Особенно страшно, если система привлечения новых клиентов не выстроена. То же самое с людьми. Страшно отпустить хорошего специалиста, если не знаешь, где найти ему замену. Поэтому компании так важно выстраивать hr-бренд и стать привлекательной для соискателей.

Когда речь заходит о hr-бренде, то может показаться, что это под силу только крупным игрокам. На самом деле нет. Даже небольшое агентство будет привлекательным для сотрудников, если сможет обеспечить их:

• зарплатой в рынке;
• интересными проектами;
• адекватным менеджментом;
• возможностью развиваться.

Если вдобавок к этому агентству повезло с харизматичным руководителем, под началом которого хочется работать, то ему гораздо проще привлечь талантливых специалистов и, соответственно, быстро найти замену ключевым сотрудникам. Естественно, для этого руководитель должен быть публичной персоной, много общаться с людьми и лично знать хороших специалистов.

Передавать и фиксировать опыт

Если вы нанимаете сотрудника в расчете, что его компетенции усилят компанию, полезно с самого начала проговорить, что часть его работы — передавать опыт команде. Варианты этой передачи разнообразны. Это может быть наставничество, мастер-классы для сотрудников, обучение новичков конкретным навыкам или создание целой базы знаний для коллег.

Если же у сотрудника нет подчиненных и обучать некого, то важно, чтобы он описал свою работу. Например, редактор может составить редполитику, которой будут руководствоваться будущие авторы и на которую сможет опереться преемник. А руководитель нового направления описать стратегию развития, планы, сложившиеся бизнес-процессы.

К слову, фиксировать опыт можно по-разному. Иногда это лучше сделать в виде текста, иногда лучше использовать видео.

Мы составляем регламенты, но чтобы информация из них запоминалась лучше, вчера организовали мини-конференцию в офисе. Руководители разных отделов выступили с презентациями. Рассказывали об основных принципах работы, о частых ошибках, как их избегать, как правильно заполнять документы и повысить эффективность работы за счет новых технологий. Все выступления мы записывали на видео и получили удобные для восприятия видео-регламенты.

Александр Ляшенко, собственник компании «Новые Регионы»

Все выступления записывали на видео

Стандартизировать и автоматизировать процессы

Хотя у небольших и особенно начинающих агентств в процессах много хаоса, уже через пару лет складываются привычные способы вести проекты. Следующий шаг — нарабатывать и оцифровывать лучшие практики. Когда в компанию приходит опытный сотрудник со своими наработками, он либо должен встроиться в существующие процессы (если они есть и хорошо работают), либо помочь агентству их отстроить, опираясь на свой опыт. В любом случае его задача (и руководитель должен на этом настаивать) сделать свою работу максимально прозрачной, а все, что можно описать с помощью регламентов — описать с помощью регламентов.

Еще лучше, когда процессы не просто стандартизированы, а автоматизированы. Например, для рекламных digital-агентств хорошим подспорьем выступают системы автоматизации рекламы, которые позволяют автоматизировать не только управление РК, но и части бизнес-процессов.

Скажем, Marilyn позволяет создавать сложные стратегии управления ставками, а также распределять рекламные бюджеты в пользу более эффективных кампаний и каналов. Помимо того, что такая автоматизация экономит время и защищает от ошибок, она уменьшает незаменимость сотрудника. Если тот внезапно заболел, ушел в отпуск или уволился, стратегия, которую он создал для клиента, реализуется системой. То есть, с одной стороны, процессы из-за ухода сотрудника не ломаются в моменте, а с другой, новый сотрудник может увидеть, какие правила были настроены предшественником.

В Marilyn можно настроить дашборды с любой статистикой и предоставить к ним доступ клиентам, что тоже снижает зависимость от сотрудников

Кроме того, с помощью Marilyn можно автоматизировать процессы, в которые вовлечено множество людей, как со стороны агентства, так и со стороны клиента. Один из таких процессов — сверка взаиморасчетов с клиентами. Обычно это трудозатратный процесс, когда надо выгрузить и сверить остатки по всем рекламным кампаниям и каналам, а потом решить с клиентом, на какую сумму закрыть акт, а какую перенести на следующий период. Помимо того, что это отнимает уйму времени, у этих знаний есть носители, которые знают «как надо делать». Marilyn, во-первых, позволяет сделать акты сверки в три клика, а, во-вторых, становится независимым хранителем нужных знаний, что снижает зависимость от людей.

Удерживать нужных

Это не означает, конечно, что любой опыт можно закатать в стандарты и автоматизировать. В работе агентства регулярно возникают новые и сложные задачи, которые требуют креативности, серьезной экспертизы и управленческих компетенций. Как правило, есть несколько сотрудников, на которых держатся ключевые процессы. Их уход может нанести серьезный урон бизнесу и проще вложиться в программу удержания, чем искать нового человека.

Нам известен случай, когда в компании из более чем 500 человек выявили 12 сотрудников, сохранив которых, даже если все остальные уйдут, компания могла довольно быстро восстановиться. Для каждого из этих двенадцати была разработана индивидуальная программа удержания.

Вероника Ярных, кадровый консультант, партнер консалтинговой группы «Системы эффективных технологий»

Иметь план Б

Независимо от того, насколько тщательно вы подбираете людей и продумываете меры по их удержанию, сотрудника все равно можно потерять. В конце концов, люди смертны, у них могут поменяться личные планы, наконец, могут возникнуть разногласия, из-за которых вам придется уволить человека. Поэтому стоит обзавестись планом Б. Что он собой представляет?

1. Полезно задать себе вопрос: «Если завтра незаменимый сотрудник попадет под трамвай, что я буду делать?» и разработать план действий. В него войдут многие из пунктов, что мы разобрали выше.
2. Иногда сотрудник начинает добиваться привилегий, которые вредят бизнесу. Например, начинает опаздывать на планерки, позволять себе токсичное поведение, которое разлагающе действует на коллектив. Полезно заранее определить для себя буйки, за которые никому нельзя заплывать, и своевременно обозначить границы. Если человека это не устроит, лучше расстаться с ним раньше, до того, как его поведение испортит коллектив.
3. С самого начала полезно предусмотреть, что вы расстанетесь плохо и что сотрудник может использовать наработки компании или попытаться увести клиентскую базу. Хотя во многих случаях вы ничего не сможете сделать, но в ряде случаев можно доказать, что сотрудник незаконно использовал вашу интеллектуальную собственность.

Подведем итог. Талантливые сотрудники — актив любого агентства, но стоит создать условия, чтобы их знания и опыт обогащали остальных сотрудников, и заранее продумать, как минимизировать риски из-за их ухода.

Читайте свежие кейсы

Как на 15% увеличить число заявок на покупку квартир бизнес-класса и на 7% сократить их стоимость

Как автопроизводителю в 2 раза снизить CPA и оптимизировать расход рекламного бюджета

Как получить дешёвый трафик в США и за 363$ привести заказов на 127 118$

Как с помощью геолокации найти премиальных клиентов и снизить стоимость лида в 5 раз