Блог

17
сентября
2020

Как эффективно планировать и использовать рабочее время, чтобы все успевать

Автор: Шишов Максим

Маркетинг

Как научиться быть максимально эффективным и продуктивным? Существует много детально проработанных подходов к личной эффективности и тайм-менеджменту, но с ними есть проблема — не факт, что они подойдут именно вам. Как быть? Изобрести свой собственный способ, который точно вам подойдет.

Содержание

Прислушайтесь к себе

Спланируйте неделю

Обходите «тупики»

Как не отвлекаться

Перезагрузка

Поиск причин

Делегируйте все, что можно делегировать

Заботьтесь о себе

Спорт и прогулки

Сон

Поддержка

Прислушайтесь к себе

Каждый человек уникален, именно поэтому секрет эффективности не в том, чтобы взять готовый подход, а в том, чтобы собрать свой индивидуальный набор приемов. Для этого требуется немного самоанализа и экспериментов.

Первое, что стоит сделать — выяснить в какое время суток вы наиболее продуктивны, какие задачи отнимают больше всего энергии, как их лучше чередовать и какие дни недели зарезервировать под подвиги, а какие под обычную работу. Можно положиться на память и опыт самокопания, но более правильно хотя бы месяц фиксировать, как выглядит ваш день. Для этого можно вести вот такой дневник самонаблюдения, который описывает не только рабочие, но и личные дела.

dnevnik_samonablyudeniya

Когда вы отмечаете свое эмоциональное состояние, то становится видно, как самочувствие зависит от характера задач и времени пробуждения, какие привычки улучшают настроение, а какие ухудшают. Каждый день нужно анализировать результаты наблюдений и записывать выводы. Вот на что важно обращать внимание:

  • Как соотносится факт с планом? → Наверняка у вас были какие-то планы на день — удалось их выполнить или нет? Если нет, то что пошло не так и в какой момент?
  • В какие моменты снижается продуктивность? → Это могут быть конкретные часы или дни недели, а может быть, какие-то задачи или события выбивают вас из колеи.
  • Как лучше всего чередовать задачи? → Что лучше: делать однотипные задачи весь день или чередовать разноплановые задачи? Как часто вам нужно менять деятельность?
  • Что улучшает вашу продуктивность? → Например, это может быть небольшая прогулка, чашка кофе, продуктивная встреча с коллегами.
  • Какие факторы меняют ваше настроение? → Скажем, оно ухудшается из-за прокрастинации в соцсетях или после неприятного разговора с коллегой, а улучшается, если вы включаете любимую музыку или медитируете 10 минут.

Хорошее знание себя поможет вам спланировать день наиболее выгодным способом и грамотно распределить нагрузку. Например, если вы обнаружите, что пик продуктивности у вас приходится на утренние часы, то именно это время сможете зарезервировать под важные дела. А если окажется, что встречи с клиентами отнимают много энергии, то их можно будет ставить на конец дня.

Спланируйте неделю

Раньше я прикидывал планы на день и при необходимости их менял, но со временем понял, что это плохая стратегия. Во-первых, при таком подходе вы очень зависите от внешних обстоятельств. Любое внезапное дело перекраивает день, срочные задачи начинают вытеснять важные, а если у вас нересурсное состояние, то план выполнить не получится. Затем день заканчивается, и сложно понять, насколько сильно вы выбились из графика. Во-вторых, если у вас есть долгосрочные проекты, которыми надо заниматься время от времени, есть шанс начать их игнорировать, поскольку всегда есть более актуальные дела, которые надо сделать сегодня.

Поэтому лучше сесть в воскресенье и накидать план на неделю. Это с самого начала позволит учесть все важные дела и оставить достаточно воздуха в расписании, чтобы вместить форс-мажоры. Полезно запланировать не только рабочие, но и личные дела. Особенно, это касается дел, о которых легко забыть или которые вызывают сопротивление, не запланировал — считай, что не сделал.

Сначала я вписываю все задачи, которые «прибиты» к конкретному времени (рабочие созвоны, походы к врачу или парикмахерскую), затем важные и объемные дела, которые обязательно хочу сделать, а потом разную мелочевку. Хотя большинство людей, особенно digital-специалисты, пользуются разным софтом вроде, Гугл-календаря, Things3 или Notion, я использую листок бумаги. Знаете почему? Мне очень нравится брать ручку и вычеркивать законченные дела. Это отдельный кайф.

raspisanie

Так выглядит отработанная неделя

Обходите «тупики»

Много времени бесполезно расходуется на отвлечения, прокрастинацию или попытку решить задачу, когда вы забуксовали.

Как не отвлекаться

Часто во время работы приходят разные отвлекающие мысли из серии — «надо срочно загуглить, что значит гуттаперчевый», и больше не можешь ни о чем думать, идешь гуглишь, потом смотришь на часы, а прошло уже 20 минут. Куда время делось — непонятно. В книге Тимура Зарудного и Сергея Жданова «Легко и просто. Как справляться с задачами, к которым страшно подступиться» я вычитал интересный прием, который можно использовать в этом случае.

Допустим, я расслабленно пишу статью — и вдруг хочется проверить рейтинг фильма «Час пик 2» на Кинопоиске. Или написать знакомому преподавателю про возможную лекцию. Или посмотреть фотографии Мартина Парра на Pinterest. Все эти порывы стоит записать и вернуться к ним позже. Захотел проверить фильмы, которые идут в прокате, — записал; собрался внести трату — записал; вспомнил, что нужно написать другу, — отметил. В пять часов вечера я открываю весь список и начинаю разбираться с импульсивными заметками. Что-то вписываю в планы на завтра, что-то делаю сразу, что-то просто удаляю, потому что это уже не нужно или задача изначально была ерундовой.

Из книги «Легко и просто. Как справляться с задачами, к которым страшно подступиться»

Перезагрузка

Еще одна черная дыра, в которой бесследно исчезают рабочие часы, это ситуация, когда вы начинаете буксовать. Скажем, надо писать кейс, собирать семантику, настраивать кампанию, а вы никак не можете сосредоточиться, то отвлечетесь на сообщение в телеграме, то разозлитесь на тупящий компьютер, то изо всех сил принуждаете себя делать задачу, но работа движется медленно.

В этом случае полезно остановиться и сменить контекст. Пройтись по офису, выпить кофе, съесть яблоко, сходить на прогулку. Такое переключение помогает перезагрузить мозг. Главное, быстро отслеживать такие ситуации и принимать меры.

Поиск причин

Однако бывает, что смена контекста не помогает. Весь кофе выпит, все яблоки съедены, офис исхожен вдоль и поперек, а воз и ныне там. В этом случае полезно сконцентрироваться не на задаче, а на том, почему ее не получается решить. Что мешает?

Часто оказывается, что есть конкретная причина, из-за которой не получается двинуться дальше. Например, у вас есть сомнения в выбранном пути. Или же не хватает информации, от которой будет зависеть, какое решение предпочесть. Или же задача кажется скучной, и тогда надо думать можно ли сделать ее интересной, делегировать или автоматизировать.

Делегируйте все, что можно делегировать

Чем хорошо делегирование, если вы руководитель? Помимо того, что вы освобождаете свое время для важных дел, вы помогаете сотрудникам расти, отдавая им сложные задачи.

Есть задача, которая не является стратегической. Время руководителя — самое дорогое. Пока вы утопаете в операционке, ваши конкуренты занимаются стратегией и опережают вас. Но вы чувствуете, что самостоятельно справитесь на пятерку, а человек, которому доверите задачу, выполнит ее на 4 или даже 3 балла. Что делать в такой ситуации?

Делегировать и осознать, что 3 балла — тоже неплохо для начала. Ответственный специалист получил возможность профессионально расти и в следующий раз выполнит похожую задачу на четверку.

Олег Чулаков, основатель Студии Олега Чулакова

А что делать тем, у кого нет подчиненных, им ведь некому делегировать задачи? На самом деле есть. У менеджеров рекламных агентств очень много рутинных задач, для решения которых не требуется человеческого интеллекта, достаточно подключить систему автоматизации и делегировать рутину ей.

Например, агентство РОССТ использовало платформу автоматизации маркетинга Marilyn, чтобы автоматизировать следующие задачи:

  • контролировать выполнение плановых показателей по бюджету и объему трафика;
  • равномерно откручивать бюджет в течение периода;
  • управлять ставками и отключать неэффективные рекламные площадки в РСЯ и КМС Google;
  • выявлять битые ссылки.

balansirovwik

Верхний график показывает расход бюджета без балансировщика (плановый и фактический расход отличались в среднем на 15-25%), а нижний после подключения балансировщика Marilyn (расхождение составляет всего 5-8%)

Если раньше на одном из проектов ручное выполнение всех этих задач занимало 49 часов в месяц, то после внедрения автоматизации команда стала тратить всего 15 часов. Экономия составила почти 70% времени, при этом показатели рекламной кампании улучшились.

Поэтому если вы линейный специалист, подумайте, как можете упростить себе жизнь за счет автоматизации, а если руководитель, то присмотритесь к системам автоматизации маркетинга — они способны резко увеличить эффективность агентства.

Заботьтесь о себе

О высокой эффективности и продуктивности можно забыть, если не заботиться о себе. Выражение «Сначала наденьте маску на себя, потом на ребенка» подходит и к работе. Если игнорировать собственные потребности и экономить на отдыхе, это неизбежно приведет к профессиональному выгоранию.

Спорт и прогулки

Спорт и прогулки помогают чувствовать себя хорошо, но здесь, как и во всем, важно чувство меры. Ударные нагрузки могут привести к обратному результату.

Спорт далеко не всегда помогает работе. Усталость от тяжелых тренировок и особенно общая перетренированность организма могут привести к снижению результатов работы. После некоторого негативного опыта я с настороженностью отношусь к соревнованиям, марафонам, гонкам героев и другим испытаниям для организма. В вареном состоянии я на работе никому не нужен, а мои спортивные подвиги не являются оправданием для этого.

Никита Михеенков, CEO в digital-агентстве Nimax

Есть и другая крайность. Обстоятельства (аврал на работе, рождение ребенка, переезд в другой город) бывают такими, что не всегда удается встроить в планы полноценные тренировки. Как быть? Есть хороший лайфхак. Лучше потренироваться 10 минут, чем не тренироваться вообще. Лучше пройти 3000 шагов, чем вообще не выйти из дома. Делать по чуть-чуть лучше, чем не делать совсем.

Сон

Основа нормального функционирования — хороший сон. По мнению ученых американского Национального фонда сна средняя продолжительность сна, которая не создает проблем со здоровьем, 7–9 часов. Спать меньше 6 часов вредно.

Переход многих агентств на удаленную работу дал шанс подстроить рабочий график под свой биоритм. Например, если вы рано просыпаетесь и наиболее активны утром, то можете договориться, что начинаете работать раньше и раньше заканчиваете. Если пару раз в неделю надо принять участие в вечерних планерках, это не составит проблем.

Кроме того, есть прекрасный способ повысить свою продуктивность и отдохнуть, это поспать после обеда минут 20-30. Дневной сон способен в буквальном смысле перезапустить организм — я часто это практикую. А если вы любите кофе и пьете его в течение дня, попробуйте такой лайфхак. Выпейте чашечку перед дневным сном. Кофеину требуется около 20 минут, чтобы добраться до мозга. Поэтому вы спокойно заснете, а проснетесь бодрым.

Поддержка

Наш моральный дух и работоспособность очень зависит от окружения. Причем, поддержку от окружения можно получить двумя способами.

Во-первых, можно окружить себя людьми, которые вас вдохновляют, могут подсказать что-то по делу, готовы уделить время, чтобы обсудить задачу, которая поставила вас в тупик. Помимо уже существующих профессиональных сообществ в соцсетях, вы можете создать свое персональное сообщество — пригласить в чатик тех, кто вам полезен и симпатичен.

chatik

У меня есть такой чатик, в него можно закинуть вопрос, который не дает покоя, и всем вместе найти ответ

Во-вторых, люди часто стесняются просить поддержку у своего окружения. А ведь это может стать мощным источником восстановления сил. Например, если я начинаю зашиваться на работе, то могу попросить жену взять на себя больше работы по дому. Или передоговориться с коллегой, чтобы сделать совместную задачу позже, если сейчас у меня много работы по другим задачам. Очень часто обсуждение проблем само по себе приводит к решению проблем.

Читайте свежие кейсы

Как на 15% увеличить число заявок на покупку квартир бизнес-класса и на 7% сократить их стоимость

Как автопроизводителю в 2 раза снизить CPA и оптимизировать расход рекламного бюджета

Как получить дешёвый трафик в США и за 363$ привести заказов на 127 118$

Как с помощью геолокации найти премиальных клиентов и снизить стоимость лида в 5 раз

Хотите улучшить KPI рекламных кампаний?

Автоматизируйте управление рекламными кампаниями с помощью Marilyn и освободите время на сложные задачи. Бесплатный доступ ко всем возможностям платформы на 14 дней.

 

Комментарии (0)

Попробуйте Marilyn бесплатно!

Полный доступ к платформе на 14 дней

Подпишитесь на рассылку

Получайте свежие статьи и новые знания