Как быстро решать сложные вопросы и приводить команду к согласию?

Кризис предъявляет агентствам взаимоисключающие требования к принятию решений. С одной стороны, их надо принимать быстро, с другой — риск ошибки сейчас значит особенно много. Есть ли способ быстро принимать качественные решения, да так, чтобы их потом не нужно было продавать команде?

Содержание

Сложные решения

Почему обычные штурмы и планерки не эффективны

Что такое фасилитация и чем она полезна

Как выглядит фасилитация

В каких случаях ее можно использовать

Когда фасилитация не поможет

Сложные решения

Когда сложно принимать решения? Когда высок уровень неопределенности. Слишком многое неясно, слишком много противоречивой информации, слишком высокие риски в случае ошибочного решения. В этой ситуации сложно мыслить ясно — руководителей обуревают сомнения. Даже если удается убедить себя, что выбранный курс верный, надо еще убедить в этом команду.

Другой пример. Нужно запустить масштабный проект, в который будет вовлечено много людей. Важно определить их роли, поделить между ними задачи, выделить ресурсы и добиться, чтобы они работали как слаженная команда. Если проект принципиально новый, возникает много вопросов как это правильно сделать.

Руководствуясь принципом «одна голова хорошо, а две — лучше», руководители созывают совещания, где совместными усилиями пытаются выработать стратегию и договориться о том, как лучше организовать работу. Результат часто бывает плачевным.

Почему обычные штурмы и планерки не эффективны

Возможно, ваша компания — исключение, но обычно общие встречи, планерки и стратегические штурмы оставляют желать лучшего. Люди приходят на них и либо отсиживаются, либо тратят кучу времени, обсуждая второстепенные вещи, либо виртуозно обходят важные проблемы, либо азартно спорят. В худшем случае нужные решения не принимаются, в лучшем — на это уходит слишком много времени. Почему это происходит? Есть несколько причин.

1. Люди не говорят, что думают на самом деле, поскольку не чувствуют себя в безопасности. Они боятся, что их идею могут счесть глупой, что их мнение может не понравится руководству, что если они выступят с критикой, их не взлюбят те, кого они критикуют, или всю реализацию новых идей повесят на них: «Раз такой инициативный, то сам и делай!» Проще промолчать и согласиться, даже с заведомой чушью.
2. Часто между отделами разгораются настоящие войны и ведутся вечные споры на тему, кто вносит больший вклад в работу. В результате, вместо того, чтобы выслушать другую сторону, люди фокусируются на том, чтобы отстоять свое мнение. Причем, чем выше авторитет и уровень экспертности сотрудника, тем сложнее до него достучаться.
3. Люди могут использовать совещания для достижения личных, а не общих целей. Протолкнуть свою идею, польстить руководству, похвастаться достижениями, высмеять оппонента или просто потратить как можно больше времени на обсуждение, а не на работу.
4. Проблему усугубляет то, что репутация совещаний во многих компаниях уже подмочена. Как только кто-то предлагает: «собраться и обсудить вопрос», люди думают: «Опять эта профанация, снова два часа потерянного времени». Даже если руководство захочет провести эффективное совещание, сотрудники не поверят и отработают для галочки.
5. Совещания могут проходить тяжело, поскольку либо ими никто не руководит, либо люди, которые их ведут, к ним не готовятся и не умеют управлять групповыми процессами. Даже если они понимают, к чему хотят в результате прийти, обычно недооценивают подводные камни, которые возникают в ходе обсуждения.
6. Наконец, часто решения не столько принимаются в ходе общего обсуждения, сколько спускаются сверху руководителем. Если команда не согласна (но боится спорить), она вольно или невольно начинает эти решения саботировать. Например, реализуя их так, чтобы руководитель сам убедился, что толку никакого.

Про совещания из книги «100 способов казаться умнее, чем на самом деле»

Есть ли способ обойти все перечисленные подводные камни и принимать сложные решения быстро и эффективно? Да, это можно сделать с помощью фасилитации.

Что такое фасилитация и чем она полезна

Фасилитация — это способ организовать встречи так, чтобы они проходили эффективно. Для этого приглашают специально обученного человека — фасилитатора (эту роль может взять на себя и кто-то из сотрудников, лишь бы у него были необходимые навыки). Задача фасилитатора — создать безопасные условия, в которых каждый может высказать свое мнение, добиться того, чтобы люди друг друга услышали, помочь им не отклоняться от заданной темы.

По сути фасилитатор создает условия, при которых участники встречи становятся соавторами принимаемых решений. Соответственно, их не приходится убеждать, что это верные решения, они сами берут на себя ответственность за их реализацию.

Что дает фасилитация?

Фасилитатор сконцентрирован на том, как проходит процесс обсуждения, но не лезет в содержание. Это важный момент. Если совещанием руководит сотрудник, у которого есть свой взгляд на проблему, он, пользуясь властью модератора, может задвигать мнения, которые не согласуются с его мнением, вступать в споры и т.д. Фасилитатор же следит за тем, чтобы все высказались и не склоняется ни на чью сторону.

Фасилитатор помогает каждому вытряхнуть свое понимание ситуации и донести его до других. Это большое достижение, поскольку маркетолог не всегда понимает программиста, менеджер проекта дизайнера, и, конечно, никто не понимает аналитика:)

Фасилитация позволяет собрать из разрозненных кусочков пазла целостную и полную картину происходящего.

Еще один плюс фасилитации — участники встречи могут сосредоточиться на решении проблем, им не нужно думать об организации процесса. Например, следить за временем, думать: «А туда ли мы идем? А вдруг мы что-то упустили? Все ли высказались?» Фасилитатор снимает эти проблемы, и вы можете заниматься тем, чем должны — участвовать во встрече, а не организовывать ее.

Как выглядит фасилитация

Все начинается с того, что инициатор встречи обговаривает с фасилитатором ее результат. Например: «Нам нужно придумать идеи, как заработать денег прямо сейчас, иначе закроемся на лопату. В конце встречи нужен список реалистичных идей, которые можно воплотить за одну-две недели». А дальше фасилитатор придумывает как привести группу из точки А в точку Б.

Для участников встречи фасилитация может выглядеть просто как общее обсуждение проблемы. Или фасилитатор может использовать работу в мини-группах. Или попросить написать свои предложения на карточках, повесить их на доску, а потом всем вместе обсудить.

Фасилитатор не вмешивается в содержание дискуссии, а руководит исключительно процессом. Он может даже не понимать о чем идет речь (но команда должна понимать!). Допустим, команда хочет запустить новое направление и на доске появляется каша из тезисов со словами: «Reserch, Юнит-экономика, B2B, Фримиум». Фасилитатору не надо разбираться в стартаперской терминологии, он просто скажет: «Вот результат вашей работы. Что скажете? Что здесь для вас важного? Как это соотносится с целью встречи? Насколько вы готовы двигаться дальше?» Ему не надо знать, что значит «юнит-экономика», ему надо знать, как люди взаимодействуют между собой.

Идеальная фасилитация невидима. Фасилитатор просто выстраивает общение так, чтобы участникам встречи было легко договориться. Если ему это удается, то у людей остается чувство, что они все сделали сами.

В каких случаях можно использовать фасилитацию

Фасилитация многогранный инструмент. По опыту личного участия во многих фасилитационных встречах могу сказать, что она помогает:

• разработать стратегию;
• описать сложный бизнес-процесс, в который вовлечено много людей;
• создать обучающую книжку для менеджеров по продажам или контент-план;
• произвести разбор полетов по сложному проекту.

Фасилитация полезна для любых задач, когда нужны:

1. Поиск решения. Если команда заходит в тупик, то фасилитатор помогает ей раздвинуть рамки мышления и взглянуть на ситуацию под другим углом.
2. Анализ ситуации. Если нужно проанализировать или спрогнозировать ситуацию, фасилитатор помогает разобраться с тем, где команда находится сейчас, куда должна прийти и что для этого ей надо сделать.
3. Генерирование идей. Чтобы мозговой штурм был успешен, важно разжечь креативность и помочь группе выйти за привычные рамки.
4. Сбора информации и мнений. Когда людей много, нужно потратить много времени, чтобы узнать мнение каждого, а затем еще больше, чтобы каждый узнал, что думают остальные. Фасилитация помогает быстро обменяться видением ситуации и выработать выгодное для всех решение.
5. Разрешения конфликтов. Фасилитатор создает безопасную атмосферу, в которой люди могут поделиться своими трудностями и претензиями. Это позволяет озвучить проблемы, которые раньше замалчивались, и начать их конструктивно решать.

Когда фасилитация не поможет

Однако с фасилитацией связано две проблемы. Во-первых, она требует времени. Одна встреча редко длится меньше трех часов подряд, а иногда может занимать 1-2 дня. Не всегда команда может найти столько свободного времени.

Во-вторых, фасилитация резко увеличивает продуктивность команды. Например, люди собираются на полдня и выходят с готовым планом задач на три месяца вперед. Или топ-менеджмент год не может договориться о стратегии, а за день им удается не только договориться, но и накидать подробный план по ее реализации. В результате, самое частое чувство, с которым выходишь с фасилитации: «Ох, сколько всего предстоит сделать. Где взять на это время?»

Найти дополнительное время на решение важных задач рекламному агентству поможет автоматизация рутинных процессов. Например, платформа автоматизации маркетинга Marilyn позволит освободить десятки часов, благодаря:

• автоматической подготовке закрывающих актов с клиентами. Работа, которая обычно занимает несколько дней, будет занимать несколько минут.
• сведению статистики с 17 рекламных площадок в одно окно. Больше не надо вручную выгружать статистику из рекламных кабинетов или поддерживать кучу интеграций с рекламными площадками.
• созданию правил для автоматического управления рекламными кампаниями.
• автоматическому отключению неэффективных площадок в РСЯ и КМС.
• возможности загрузить списки адресов и автоматически построить геополигоны или окружности, что позволит запустить рекламу на основе геолокации в Яндекс.Директ, Google Ads, ВКонтакте и myTarget.
• автоматической кросс-минусовке, проверке ссылок и UTM-разметке.

Если доверить простые и монотонные задачи алгоритмам, у агентства появится время, чтобы перестроить свою работу и стать эффективнее.

Читайте свежие кейсы

Как на 15% увеличить число заявок на покупку квартир бизнес-класса и на 7% сократить их стоимость

Как автопроизводителю в 2 раза снизить CPA и оптимизировать расход рекламного бюджета

Как получить дешёвый трафик в США и за 363$ привести заказов на 127 118$

Как с помощью геолокации найти премиальных клиентов и снизить стоимость лида в 5 раз