Рекламные агентства и инхаус-команды, которые работают с digital-рекламой, знают, как много рутинных задач приходится выполнять специалистам. Для этих задач есть автоматизированные решения, но далеко не все компании их внедряют.
У этого есть причина. Перестроить работу команды — трудоемкая задача, ведь мало внедрить автоматизацию, надо еще и поддерживать ее работоспособность и обучать новичков. За счет каких приемов руководитель сможет упростить себе жизнь? Пройдемся по подводным камням, с которыми сопряжено внедрения автоматизации, и расскажем, как их обойти.
Содержание
Нас всех уволят!
Автоматизация может пугать сотрудников, поскольку она отнимает у них работу. Этот страх может быть осознанным, а может присутствовать подспудно и саботировать внедрение. Однако система автоматизации рекламы мало чем отличается от сложного калькулятора. А ведь никто не захочет отказаться от калькулятора и считать в столбик.
Задачи, которые можно делегировать системе очень просты, но отнимают много времени у сотрудников — это:
- управление ставками в контексте и соцсетях;
- формирование отчетности;
- управление бюджетами;
- проверка битых ссылок;
- создание UTM-разметки;
- формирование актов взаиморасчетов.
Но зачем работать много, если есть автоматизация?
Любая интересная задача, для решения которой нет однозначного алгоритма, не годится для автоматизации, поэтому людям остаются самые сливки: разработка стратегии и планирование, переговоры и обучение клиентов; создание креативов и проверка гипотез. Кроме того, контроль за системой автоматизации обязательно должен оставаться за человеком. Например, требуется убедиться, что каскады правил для управления ставками настроены корректно и улучшают KPI рекламных кампаний.
Как убедить сотрудников, что система автоматизации им помощник, а не конкурент? Посмотрите с сотрудниками хорошую лекцию о возможностях искусственного интеллекта, который пока мало на что способен, а возможности систем автоматизации еще скромнее.
Лень изучать новое решение
Специалистам по рекламе и маркетологам приходится иметь дело со множеством рекламных площадок, систем аналитики, коллтрекинга и систем управления проектами, поэтому перспектива изучить еще одну платформу они воспринимают обычно без энтузиазма. Кроме того, если сотрудники работали с какой-то системой раньше, они склонны ее лоббировать. Не потому что она лучше и идеально подходит для компании, а потому что они уже знают, как с ней работать.
Рецепт тут простой. Руководителю нужно выбрать систему, максимально отвечающую требованиям агентства или отдела, и сделать ее стандартом. Согласитесь, если бухгалтер заявит, что он не будет использовать 1С, а будет считать на счетах, он вряд ли задержится в компании. Точно также система автоматизации должна стать своеобразной 1С для специалистов, применение которой не обсуждается.
Что касается самих специалистов, для них выгода в том, что система снимает часть нагрузки. Например, Marilyn поддерживает 25 рекламных площадок, систем аналитики, коллтрекинга и CRM и позволяет управлять ими в одном окне.
Соответственно, специалисту не нужно переключаться между разными рекламными кабинетами и системами, так что ему прямой интерес освоить одну систему и работать через нее.
До Marilyn наши специалисты или не работали с системами автоматизации, или работали очень мало. Поэтому мы ожидали, что система окажется сложной, и мы будем долго ее осваивать. Но оказалось, что все очень просто. Нам показали возможности системы, мы настроили ее под свои задачи — это заняло 2-3 часа. Если потом у нас возникали какие-то вопросы, техподдержка тут же подсказывала, что сделать.
Сергей Шеварёв, руководитель Performance направления агентства РОССТ
Ничего не работает!
Бывает, что из маркетинговых презентаций систем складываются одни представления об их возможностях, а на практике оказывается, что работают они не так, как ожидалось. Лучший способ избежать этой проблемы, изначально прописать типовые задачи, с которыми регулярно сталкивается агентство, а затем:
- спросить у техподдержки системы, точно ли система поможет их решить;
- пройтись по списку задач во время тестового периода и проработать возникающие вопросы с техподдержкой.
Так вы сможете сравнить разные системы между собой и составить непредвзятое мнение об их возможностях
Однако и после того, как система выбрана и обкатана, будут возникать ситуации, когда сотрудники говорят: «Ничего не работает!» Идеальный вариант, если у вас есть время и возможность самому разобраться в ситуации и выяснить, дело в системе или в сотрудниках, которым не хочется разбираться в системе. Для этого можно завести один проект, настроить дашборды и инструменты и посмотреть, как все работает на самом деле.
Если времени нет, то сделайте «главным по системе» кого-то из толковых сотрудников и отправляйте всех с вопросами к нему.
Все течет, все меняется
В сфере digital-рекламы все меняется стремительно: площадки регулярно выкатывают обновления, появляются новые инструменты, соответственно, не стоят на месте и системы автоматизации рекламы. Это создает проблему, ведь знания сотрудников нужно поддерживать в актуальном состоянии, а как это делать?
Обращаться в техподдержку готовы не все сотрудники. Конечно, системы автоматизации рады провести обучение и рассказать о своих новшествах в рассылках, но компаниям сложно остановить работу на полдня и провести коллективное обучение, а рассылку читают не все.
А зря, ведь некоторые рассылки очень любопытны. Например, Marilyn сама рассказывает про свои обновления и делится интересными статьями и кейсами
Какой есть выход? Назначить опытного и толкового сотрудника ответственным за систему. Именно он будет общаться с техподдержкой по сложным вопросам, следить за обновлениями, поддерживать актуальной базу знаний по системе, отвечать на вопросы сотрудников и проводить обучение. Обычно это специалист с большим опытом, который сможет показать, как инструменты системы можно применить к текущим проектам агентства и какие нюансы при этом нужно учесть. Важно, чтобы специалисту нравилось работать с системой и обучать ей остальных, иначе толку не будет.
Естественно, не требуется создавать отдельную должность — эта работа не предполагает полной занятости и отнимает не очень много времени. Если в агентстве работает больше 50 специалистов, то есть смысл назначить ответственными за систему двух сотрудников, чтобы они не тратили много времени на поддержку коллег и могли спокойно подменить друг друга, когда один уходит в отпуск.
Нет нормальных инструкций
Еще одна сложность, с которой могут столкнуться сотрудники, особенно новички, заключается в том, что у системы автоматизации может быть непонятная или неактуальная справка. Причин несколько.
- Система выкатывает новые инструменты и обновляет старые быстрее, чем пишет для них документацию.
- Системы хорошо описывает сами инструменты, но не показывает, как их использовать применительно к задачам агентства. А новичкам может быть трудно разобраться в этом без примеров.
- Справка представляет собой текстовый документ, но видеоролики гораздо наглядней. Однако они есть не всегда и системы редко их обновляют, поскольку это дороже и требует больше ресурсов.
Есть ли способ обойти эти недостатки? Да, для этого агентству нужно вести собственную документацию по системе. Этот вариант позволяет убить сразу двух зайцев. Вы сможете:
- создать и поддерживать актуальную справку со всеми обновлениями;
- разработать гайды для решения типовых задач. Ведь в отличие от стандартной справки системы агентство сможет сделать инструкцию на основе собственных кейсов и описать лучшие практики применения инструментов автоматизации.
Обычно эту внутреннюю документацию создает и поддерживает специалист, ответственный за систему. Большим плюсом является то, что необязательно описывать все текстом — можно использовать захват экрана и объяснять голосом, что и как настраивать. Это гораздо быстрее, а новичкам проще разобраться в таком материале.
Знания утрачиваются
Когда компания внедряет систему автоматизации, сотрудники проходят полное обучение. Однако для новичков обучение обычно не проводят, поэтому они вынуждены задавать вопросы коллегам и изучать систему самостоятельно. Как следствие, их знания становятся фрагментарны. Возникает своеобразный карго-культ, когда все меньше специалистов понимает, что и как работает и придерживается ритуалов, которые передаются от более опытных сотрудников новичкам.
— Никогда не снимай эту галочку в чекбоксе!
— Почему?
— Не снимай и все.
Как стимулировать сотрудников изучать систему комплексно, а не от случая к случаю? Включить сертификацию по системе автоматизации в план обучения сотрудников. Это выгодно и агентству, поскольку агентство, которое прошло сертификацию получает дополнительные бонусы и может участвовать в партнерской программе.
6 причин для агентств участвовать в партнерской программе Marilyn
KPI не выполняются
Когда сотрудники только осваивают систему, им приходится отказываться от привычных способов выполнять работу, и, как следствие, производительность падает, а KPI по проектам начинает проседать. Это вызывает недовольство специалистов, и они начинают жаловаться руководству, что все плохо работает, и раньше было лучше.
Что тут сказать? Когда только учишься ездить на машине — это вызывает много стресса и зачастую получается медленнее, поскольку выбираешь более простые маршруты и едешь осторожно. Вполне возможно, что ездить на автобусе или метро быстрее и уж точно спокойнее. Однако стоит немного привыкнуть, и внезапно окажется, что на машине добираться намного быстрее и приятнее, а системы автоматизации помогают сэкономить до 92% времени и почти всегда улучшают KPI рекламных кампаний.
Хотите проверить сами? Закажите тест-драйв Marilyn и обкатайте систему бесплатно.
Читайте свежие кейсы
Как медицинской клинике увеличить число обращений на 153% и снизить их стоимость на 14%
Как получить дешёвый трафик в США и за 363$ привести заказов на 127 118$
Как с помощью геолокации найти премиальных клиентов и снизить стоимость лида в 5 раз
